כיצד ליצור דוחות ומסמכים מקצועיים ב- Microsoft Word

כיצד ליצור דוחות ומסמכים מקצועיים ב- Microsoft Word
מדריך זה ניתן להורדה כקובץ PDF בחינם. הורד את הקובץ הזה עכשיו . אתה מוזמן להעתיק ולשתף את זה עם חברים ובני משפחה.

אם מיקרוסופט אופיס הייתה מדינה, הייתה זו המדינה השלישית במאוכלס בעולם. 1.2 מיליארד אנשים השימוש בחבילה אחת של אפליקציות מעורר חושים. והם 'מדברים' 107 שפות!





אבל כרגע אתה ואני מדברים באנגלית ואנחנו הולכים לדבר על הכלי הפופולרי ביותר בארסנל Microsoft Office - מייקרוסופט וורד 2016 .



כיצד להפוך את המחשב הנייד שלי למהיר יותר Windows 10

עורך מסמכים זה משמש לכתיבת מגוון מסמכים. מיישום פשוט ועד קורות החיים הדרושים. מרשימת דלי רגילה לתזכיר משרדי. אנו חושבים שנוכל לעבוד עם וורד. אבל כשאנחנו יושבים לכתוב דוח מקצועי רציני, אנו מגלים עובדה חשובה.





כתיבת דוחות מקצועית דורשת מערך כישורים שונה.

אז, שאל את עצמך את זה - האם תוכל לבצע את הקפיצה ממסמך אחד לדוח ארוך? האם אתה מכיר את כל התכונות של Microsoft Word שיסייעו בניהול פרויקט מסמכים רחב היקף זה? האם תוכל לשתף פעולה בעבודה עם חברי צוות אחרים?



ייתכן שאתה סטודנט, בעל עסק קטן או עובד משרד ... יהיה עליך ליצור דוח או מסמך המעוצב בצורה מקצועית כלשהי. מדריך MakeUseOf זה יעזור לך לעדכן את הטכניקות שלך ולחדד את גישת העיצוב שלך.

במדריך זה:

כתיבת דוח - מבוא | רשימת הדוחות



כלי שימושי של Microsoft Word - הדבק מיוחד | חוֹקֵר | הקפיא חלקים מהמסמך שלך

עבודה על הפריסה והעיצוב - הקדמה | עמוד שער | תוכן העניינים | כותרת עליונה ותחתונה | מספרי עמודים | עיצוב גופנים | עיצוב פסקה | מעברי עמודים | סגנונות ונושאים | כיתובים | חלקים מהירים | גבולות עמודים



הפניות ושיתוף פעולה - אינדקס | ביבליוגרפיות | התייחסות צולבת | הערות

סיים את הדוח שלך - חתימות | סימני מים | לקריאה בלבד | הדפס ל- PDF

הצעד הבא - סיכום

כתיבת דוח

כתיבת דוחות כוללת מחקר ולאחר מכן פרסום תוצאות האנליזה. בעולם המקצועי, המראה או המראה של מה שאתה מפרסם הוא בעל חשיבות עליונה. התוצאה הסופית המשמחת את העין עלולה לשרוף את המוניטין שלך ולשפר את המותג האישי שלך.

השלבים להלן יחזיקו אותך בתכונות המומחים ב- Microsoft Word 2016. הקדש זמן רב לתוכנית. התחל בהנחיות אלה…

שלב 1: החלט את המטרה

לפני שתתחיל בדוח, עליך לדעת תחילה מדוע אתה כותב אותו מלכתחילה. דיווחים הם מסוגים רבים אך הם נועדו להודיע ​​או לשכנע. זה יכול להיות מיועד לתיאור תהליך טכני, שיתוף מידע רקע או הדגמת התקדמות בפרויקט.

שאל את עצמך - מה ו למה . זה יעזור לך לזקק את המטרה לנקודה המרכזית האחת ולהיצמד אליה במקום להסתובב עם פרטים מיותרים.

שלב 2: זהה את הקהל שלך

השיקול החשוב השני הוא להעריך את הקהל שלך. האם הם יצליחו להבין על מה אתה מדבר? האם יש רמות שונות של קוראים שיקראו את הדו'ח? הכרת הקורא בנושא תשפיע רבות על המידע שעליך לכלול.

החליטו על הקהל העיקרי ולאחר מכן תסריטו את הדוח ברמה הטכנית המתאימה. ניתן לתמוך בקהל המשני במידע משלים בסוף הדוח.

שלב 3: דע את הנושא שלך

אתה בטח יודע על מה אתה מדבר. לכן, חקור את הנושא וכלול את כל המידע הרלוונטי כדי להוכיח את טענתך. וודא שאתה מגיע למסקנה המבוססת על עובדות ולא על דעה אישית. המידע חייב להיות נכון, עדכני ומפנה היטב.

השתמש גם במגוון משאבים כגון כתבי עת, כתבות בעיתונים, ספרים, אתרים, חוברות, נתונים גולמיים, דוחות שנתיים ונאומים כדי לסייע לתמוך בנקודה שלך. רק אל תדבק בויקיפדיה.

שלב 4: מתאר את הדוח

עשית את המחקר. יש המון מידע שמחכה להקלדה ולהדפסה. אבל חכה! אל תטבע לפני שאתה נכנס למים. הכינו את המתווה הסופי של הדוח שיהווה תרשים נקודות ציון שיעזור לכם לנווט מההתחלה ועד הסוף. המתווה הוא התוכנית. זה ייתן לך מבט מעוף על הארץ וגם יראה לך היכן עליך למלא את הפרטים.

המבנה של דו'ח רעיונות יכול לכלול את המרכיבים הבאים:

  • שַׁעַר
  • תקציר מנהלים
  • תוכן העניינים
  • מבוא
  • גוף הדו'ח
  • סיכום
  • המלצות
  • נִספָּח
  • ביבליוגרפיה והפניות

של Microsoft Word מתאר מסמך היא תכונה עוצמתית שיכולה לעזור לך לארגן מסמך עוד לפני שתתחיל למלא אותו במחקר. לנצל תבניות סיעור מוחות ומיפוי מחשבות גַם.

שלב 5: כתוב, ערוך, הגהה וסיים

לאחר שבנית את הדוח, הגיע הזמן למלא את הכותרות בתוכן. אני אישית מוצא שהכי טוב להתמודד קצת עם כל קטע, ואז להוסיף אותו במידע. אתה יכול לעשות זאת אם אתה רוצה, או לסיים כל קטע כאשר אתה יורד במבנה הדוח. הקפד להתמקד בהצגת הרעיונות שלך ובשימוש בראיות תומכות במקום בכתיב ודקדוק תחילה. התווה את הטיעון שלך וכתוב כמה משפטים המניחים את הרעיונות העיקריים שלך. אם אתה מוצא משהו ששווה לצטט, צטט אותו.

לאחר שרוב הטקסט שלך נכתב, הגיע הזמן לקרוא אותו ולוודא שהוא זורם היטב. הקפד להנחות את הבנת הקורא באמצעות מילות מעבר כגון 'מידע זה מראה ...', 'במילים אחרות ...', 'באופן דומה ...' ואכן להדגיש נקודות רלוונטיות ומפתח.

לבסוף, הקדש זמן להגהה, בדוק אם יש דקדוק ואיות , ובדוק שוב את כל המידע הרלוונטי ואת הזרימה הלוגית שלו. עדיף להשאיר לפחות יום אחד כדי לבדוק ולהכין את עבודתך. אל תנסה לערוך אותו מיד לאחר שאתה חושב שסיימת, מכיוון שאתה נוטה לפספס לקרוא את מה שכתבת. לישון קצת, והגהה את זה למחרת.

רשימת הדוחות

לפני שאתה הולך להגיש או להגיש את הדוח שעבדת עליו כל כך קשה, וודא שעשית את הדברים הבאים:

  • השלם את השער עם הכותרת, שמך, תאריך, למי מיועד הדוח ותיאור אפשרי של מה הדו'ח.
  • דף התוכן מכיל כותרות מתאימות ומספרי העמודים נכונים.
  • וודא שההקדמה מכסה נקודות מפתח, היקף הדו'ח והמטרה שהוא רוצה להשיג.
  • הוספת כיתובים מעל הטבלאות ומתחת לתמונות/גרפים.
  • האם תוכן הדוח מציג את המידע בצורה ברורה, לוגית, עובדתית, נשארת בנושא, היא עניינית?
  • האם המסקנה מציינת את התוצאות, משחזרת את הרעיונות העיקריים ואינה כוללת מידע חדש?
  • האם הכותרות וכותרות המשנה מסומנות בבירור?
  • האם הציטוטים רלוונטיים, מעודכנים ומפנים נכון?
  • האם השתמשת בהעברות דפים במידת הצורך?

כעת, בואו נפעיל את Microsoft Word וניקח אתכם בין התכונות שיעזרו לחבר את טיוטת הדוח שלכם ולהציג אותו כמסמך מקצועי.

תכונות שימושיות של Microsoft Word לכתיבת דוחות

קח את אלה כטיפים בגודל ביס ושלט בהם אחד אחד.

Microsoft Word הוא הוביצר גדול עם הרבה ברגים. נתמקד במערכות המיומנויות המרכזיות ובכלים הדרושים לך לתכנן, להכין ולהציג את הדוח המקצועי. התכונות של Microsoft Word עליהן נכסה להלן הן גם קיצורי דרך לפרודוקטיביות שיהפכו את העבודה שלך לקלה יותר.

עֵצָה: השתמש בעוזר 'ספר לי' של Microsoft Word 2016 למידע נוסף על תכונות חדשות בחבילת Office.

נתחיל בשלושה כלים ראשוניים ...

השתמש בהדבקה מיוחדת

עבור רובנו, כאשר עלינו להעתיק טקסט או תמונה ל- Word, קיצור CTRL+V מסתדר מצוין. אך לפעמים נרצה להדביק את הנתונים שהועתקו לפורמט אחר, כגון נתוני Excel כתמונה. עם ה הדבק מיוחד פקודה תוכל למחוק או לציין את הפורמט בעת הדבקת תמונה, נתוני מצגת, טבלה או אובייקט מכל תוכנית אחרת ב- Word.

תוכלו לעבוד הרבה עם טבלאות ותרשימים של Excel במסמך מקצועי.

אם אתה רק מעתיק את מה שאתה רוצה ולחץ על הדבק, תבחין שהוא יוסיף את הנתונים כטבלאות. אבל אם מדובר בשטח גדול של תאים שברצונך להדביק ואינך מעוניין לערוך אותו, ייתכן שתרצה להדביק אותו כתמונה, עם האפשרות הנוספת לערוך אותו.

ב Microsoft Excel: בחר וסמן את התאים שברצונך להעתיק> הקש CTRL+C.

ב מייקרוסופט וורד: לך ל דף הבית> הדבקה> הדבקה מיוחדת . בחר הדבק מיוחד ומתוך הדיאלוג בחר אובייקט גליון עבודה של Microsoft Office Excel .

אתה יכול לשנות את גודל הנתונים כפי שהיה תמונה, ואם תלחץ לחיצה כפולה, תוכל לערוך את הערכים. אתה יכול לשנות את הטבלה או התרשים ולעצב אותו מחדש. ואם אתה מעדכן את הנתונים בתרשים או בטבלה ב- Excel, תוכל לרענן את התרשים באופן אוטומטי ב- Word.

נסה גם את תפריט ההקשר באמצעות לחצן העכבר הימני. התפריט Paste Special צץ:

יש עוד אפשרויות לייבא נתונים מ- Excel ל- Word . ה תמיכה ב- Microsoft Office דף מתאר אותם גם בפירוט.

השתמש בחוקר

כן, יש גוגל וויקיפדיה. אך מעבר מתמיד מ- Word לדפדפן שלך עלול לפגוע בפריון שלך. אופיס 2016 מביא אינטגרציה מחקרית עוצמתית לעבודת הרטינה הזו. החוקר יכול לא רק לעזור לך למצוא תוכן מתוך Microsoft Word, אלא גם לעזור לך להוסיף ציטוטים במהירות. הוא משתמש בגרף הידע של בינג כדי למצוא את התוכן המתאים לתמיכה במסמך שלך.

לך ל רצועת הכלים> כרטיסיית הפניות ו- ג בחר חוֹקֵר . חלונית תיפתח בצד ימין עם אפשרויות החיפוש.

הקלד מילת מפתח עבור הנושא שברצונך לחפש ולחץ על Enter.

חלונית התוצאות מציגה רשימה של מקורות שבהם תוכל להשתמש במסמך שלך. בחר נושא לחקור בפירוט.

הוסף את הנושא למסמך Microsoft Word שלך בלחיצה על סימן החיבור בפינה השמאלית העליונה. תוכל גם ללחוץ על סימן החיבור על כל תוצאה כדי לציין את המקור במסמך המחקר שלך. מקור הציטוט עוזר לך לתמוך במחקר שלך באמצעות מקורות אינטרנט וספרים.

כפי שנראה מאוחר יותר, ביבליוגרפיה עם הערות היא אחד החלקים הקשים במסמך. החוקר הוא עוזר אינטליגנטי שנכנס.

הקפיא חלק ממסמך ה- Word שלך

בואו ניקח כמובן מאליו שהדוח המקצועי שלכם יהיה עבודה ארוכה ומורכבת. באפשרותך לחלק את חלון Word לשתי חלוניות כך שתוכל להציג שני חלקים שונים של מסמך בו זמנית. זה חוסך זמן יקר כאשר אתה רוצה להעתיק ולהדביק חלקים ממקום אחד למשנהו או להתייחס לחלק אחד של המסמך בזמן עבודה במקום אחר.

לך ל רצועת הכלים> כרטיסייה תצוגה> פיצול .

כדי להסיר את הפיצול, לחץ על הסר פיצול באותה כרטיסייה.

קבוצת Windows נותנת לך מספר אפשרויות לשנות את אופן העבודה שלך עם שני מסמכים או יותר. התכונות מסבירות את עצמן.

כדי לגלול את שני המסמכים בו -זמנית, לחץ על גלילה סינכרונית בקבוצת החלון בכרטיסיה תצוגה. אתה יכול גם ללחוץ על צפה זה לצד זה לשים שני חלקים של המסמך זה ליד זה.

עֵצָה: השתמש בתצוגה מפוצלת כדי להציג שתי פריסות שונות - לדוגמה, הדפסה ומתאר. הגדר את הפיצול. לאחר מכן, לחץ בחלונית שברצונך לשנות ולאחר מכן בחר פריסה אחרת בכרטיסיה תצוגה.

עבודה על הפריסה והעיצוב

הצגת הדו'ח היא מה שגורם למישהו לקרוא דוח מלכתחילה, ולכן חשוב שהדוח שלך יוצג היטב. אם הייתה לך אפשרות לבחור מבין ארבעה דוחות, מה תבחר?

  1. דו'ח בכתב יד.
  2. מסמך מודפס בשחור לבן.
  3. דו'ח המודפס על נייר A4 רגיל בצבע.
  4. דו'ח מודפס בצבע, עם שער כובד, תחום היטב, חלקלק?

אתה תאסוף את הדו'ח הרביעי מכיוון שהוא ימשוך אותך לעברו על ידי המראה החזותי בלבד.

הכריכה הקדמית היא לא הסיבה היחידה. דוח מעוצב יותר קל לקריאה. קל יותר לסרוק גם כשאין לך זמן לקרוא. לכן עליכם להשקיע זמן בכותרות עליונות ותחתונות, ובסגנונות ובנושאים השונים. בקיצור - עיצוב כל רכיב בדוח.

עיצוב עשוי להיראות כמו מטלה קשה, אך זהו תרגיל מהנה שיפעיל את כל שרירי היצירה שלך. נקודות המפתח העיקריות יהיו הכישורים שתוכלו ליישם על כל דבר ב- Microsoft Office בהמשך. והזמן שתחסוך עם כל עצות הפרודוקטיביות הנלמדות כאן.

ל- Microsoft Word 2016 יש מגוון עשיר של תכונות. אלו רק חלק מהדרכים שבהן עיצוב הדוח שלך יכול להתבלט מהשאר ולהיות מקצועי. אז בואו נשבור את כישורי הפריסה והעיצוב.

פרק זה יכסה את התכונות האלה שלב אחר שלב:

  • התחל עם עמוד כריכה
  • ערוך תוכן עניינים
  • צור כותרת עליונה ותחתונה
  • הוסף מספרי עמודים

(עיצוב התוכן)

  • בחר את הגופנים הנכונים
  • סגנון הפסקאות
  • שבירת דפי שליטה
  • השתמש בסגנונות ועיצובים
  • כיתובים
  • השתמש בחלקים מהירים
  • מקשטים עם גבולות עמודים

1. התחל עם עמוד כריכה

העמוד הראשון הוא נקודת המגע הראשונה עם הקורא שלך. זו גם ההזדמנות שלכם ליצור רושם חיובי. אל תתנו לחוסר הכישורים האמנותיים שלכם להיות תירוץ מכיוון ש- Word תופסת את העבודה עם גלריית העמודים המובנית שלה. כל שעליך לעשות הוא להתחתן עם נושא הדו'ח.

Microsoft Word 2016 מציעה לך 16 תבניות מעוצבות מראש ועוד שלוש באתר Office.com.

לך ל הוסף> קבוצת דפים> דף כריכה .

כברירת מחדל, עמוד השער מופיע בתחילת המסמך.

מכיוון שישנן רק 16 תבניות 'רשמיות' המוצעות, ייתכן שתגלה שלכל עמיתיך האחרים יש אותו דף שער. אז למה לא להתאים אותו ולהפוך אותו קצת יותר ייחודי.

אתה יכול עיצוב דף כותרת (או דף כריכה) ב- Microsoft Word שיכול להיות מקור בערימה. שמור אותו כתבנית או שנה בקלות את העיצוב במהירות.

2. ערוך תוכן עניינים

קוראים מזדמנים סורקים. קוראים טובים סורקים תחילה ואז צוללים לעומק. תוכן עניינים מספק את נקודות הציון המסייעות לשניהם. כאשר מדובר במסמך ארוך ומסובך, האם לא היית מעדיף לבדוק את שיבושי הקרקע לפני שאתה עובר לקטע שמעניין אותך?

שקול תוכן עניינים (TOC) אם אורך המסמך שלך הוא יותר מעשרה עמודים. ראשית עליך לוודא שאינך צריך לסדר מחדש את כל הדפים במסמך שלך לפני יצירת ה- TOC.

ב- Microsoft Word, אינך צריך לכתוב את כל ה- TOC ביד. יש תוכן עניינים כלי אוטומטי תחת הפניות הכרטיסייה שלוקחת את המתאר שלך ומעצבת אותו עבורך. כמו כן, תוכל לעדכן אותו בקלות כאשר אתה רוצה לשנות משהו.

ישנן גם תבניות שניתן להוריד ולהתאים אותן בהתאם לאופי התוכן. לדוגמה, תמ'א לתזה ייראה שונה מזה של הדו'ח השנתי של החברה.

יש לנו הדרכה מלאה בנושא כיצד ליצור דף תוכן עניינים ב- Word .

עיקרו של זה הוא זה:

צור את המתאר והשתמש בסגנונות כותרת כדי לארגן את ההיררכיה. החל את כלי ה- TOC האוטומטי על סגנונות הכותרת. Word 2016 מחפש את הכותרות האלה ואז מוסיף את תוכן העניינים למסמך שלך. לאחר מכן תוכל לעדכן את ה- TOC באופן אוטומטי אם תבצע שינויים במסמך שלך.

לשליטה מעשית יותר, אתה יכול גם להשתמש ב תוכן עניינים ידני סִגְנוֹן. Word מוסיף טקסט מציין מיקום ואתה צריך להוסיף ולעצב כל תוכן ברשימה.

כותרות עליונות ותחתונות חשובות בדוחות שכן המטרה העיקרית היא לספק מידע על הדוח בכל עמוד. הם אזורי התצוגה הנפוצים למספרי עמודים. כותרת המסמך צריכה להכיל את שם הדוח, ואולי את השם של מי שיצר אותו. הכותרת של הקטע הנוכחי מועילה.

הכותרת התחתונה, לעומת זאת, צריכה לכלול את מספרי העמודים, תאריך הפרסום ומידע מנהלי אחר הנדרש. שימו לב שחלקם למדריכי סגנון יש הנחיות מיוחדות לכותרות עליונות ותחתונות .

נתחיל עם הכותרת במסמך וניתן לו מראה ייחודי.

בחר לְהַכנִיס ולאחר מכן בחר אחת מהן כּוֹתֶרֶת אוֹ כותרת תחתונה מהקבוצה. הגלריה המובנית מציגה לך מספר אפשרויות מהן תוכל לבחור.

שטח הכותרת והתחתונה מוכנס במסמך שלך עם טקסט מציין מיקום או טבלה. ה כלי כותרת עליונה ותחתונה נפתח ברצועת הכלים לעבודות עיצוב אחרות כמו התאריך, השעה או התמונה.

הזן את הטקסט שלך ולאחר מכן בחר סגור כותרת עליונה ותחתונה .

אתה יכול להתחיל בכותרת עליונה וכותרת תחתונה ריקה. אם יש לך את כישורי העיצוב, השתמש ב כלי כותרת עליונה ותחתונה לעצב בעצמך. שליטה על שטח הכותרת והתחתונה אם ברצונך ליצור ראשי מכתבים מותאמים אישית עבור הארגון שלך. אתה יכול להשתמש ברכיבי מותג כמו לוגו של חברה או ארגון בחלק העליון והערות שוליים מעוצבות בצורה מסודרת בתחתית

ננסה ולשנות את אחת הכותרות המובנות. בחרתי בָּחוּר מהגלריה.

המראה הסופי לקח שתי דקות להרכיב עם אפקטי טקסט פשוטים וסמל שמקורו בגלריית הסמלים של Microsoft Office.

הכותרת העליונה והתחתונה נמצאים במקום. אבל, איך אתה יודע היכן אתה נמצא במסמך? הכנס מספרי עמודים כתמרור החשוב הבא.

4. הוסף מספרי עמודים

מספרי הדפים נראים הכי טוב בכותרת התחתונה (שלא כמו בכותרת העליונה כמו בתמונה למעלה). ניתן להוסיף מספר עמוד בסיסי מתוך הכנס> מספר עמוד כפתור ברצועת הכלים. אתה יכול גם להוסיף אותו מתוך לְעַצֵב הכרטיסייה שמופיעה בעת הוספת הכותרת העליונה והתחתונה.

יש לך שליטה רבה על מספרי העמודים. בחר מתוך מגוון רחב של פורמטים של מספרים והתאם אותם לצרכיך. במקרה זה, אנו מוסיפים את המספר לכותרת התחתונה, אך אתה יכול לשים אותו בחלק העליון או אפילו בשוליים. בדוגמה זו, הנחתי את מספר העמוד בצד שמאל למטה. אבל, ברצוני לשנות את מראה ברירת המחדל ואת הפורמט.

לדוגמה: שימוש ב'עמוד X של XXX 'מהווה אינדיקטור טוב יותר על מסמך ארוך.

בחר את מספר העמוד. לך ל הכנס> חלקים מהירים . מהתפריט הנפתח, בחר שדה . תוכל גם להגיע לתיבת הדו -שיח שדה מהכרטיסייה עיצוב כותרת עליונה ותחתונה.

בחר NumPages מהרשימה הארוכה של שמות השדות. מהתיבה מימין, אתה יכול לבחור פורמט ספציפי. בחרתי את 1, 2, 3. הרגיל לחץ בסדר , ומספר מספר הדפים יופיע. כל שעליך לעשות הוא להוסיף את הטקסט שלך כגון עמוד X של XXX ולשנות את מראה המספרים בעזרת כלי עיצוב הטקסט הרגילים הזמינים בכרטיסייה דף הבית.

עכשיו זה נראה כך:

עצב את המראה על כל מספר עמוד במסמך שלך ו- Word מעדכן את כל הנותרים באופן אוטומטי. מספרי דפים הם המרכיבים הנפוצים ביותר בכותרת התחתונה, אך הם יכולים גם להכיל כל מידע אחר כמו הכותרת העליונה. מתוך האפשרויות בקבוצה הוספה, תוכל להוסיף את התאריך והשעה, פרטי המסמך, תמונות ועוד לכותרת העליונה או התחתונה שלך.

לאחר מכן, אנו הולכים לעצב את התוכן.

הציור החזותי של הדוח המקצועי שלך מגיע יחד עם ה'ייפות 'שאתה מיישם על התוכן. עיצוב הוא גם שלב חיוני עבור מסמך שזורם היטב. לכן, עליך להתמקד הרבה אנרגיה בבחירת הגופן הנכון, שטח הפיסקה והצבעים.

אל תדאג. אפילו לאתגרים האמנותיים יהיה קל לחלק זה מכיוון ש- Microsoft Word מגיע ארוז עם ערכות נושא וסגנונות חזותיים המוגדרים כברירת מחדל. נתחיל מהרכיב הבסיסי ביותר של מסמך.

5. בחר וסגנון הגופן הנכון

שֶׁלְךָ בחירת גופנים בדוח Word מקצועי לא רק קובע כיצד הטקסט בולט אלא גם כיצד הוא מודפס. אתה רוצה את שניהם להשפעה מרבית.

אתה יכול להחיל גופן (כלומר המראה החזותי של הגופן) על מסמך שלם או על חלקים ספציפיים של מסמך. כל אפשרויות הגופן זמינות מהכרטיסייה דף הבית. לך ל דף הבית> גופן .

גופן ברירת המחדל ב- Microsoft Word 2016 הוא Calibri. תסתכל מעבר לזה כי יש לך הרבה אחרים לבחירה. אם תבחר ב- Times New Roman, אתה עלול להיחשב כעצל, אם תבחר בווינדינגס, טוב ... אני לא חושב שאני צריך להסביר את זה. לכן הקפד לבחור גופן קל לקריאה ומתאים לדו'ח. כדי לשחק בבטחה, בחר אחד מאלה גופני גוגל בעלי מראה מקצועי ; הם זמינים בחינם.

עֵצָה: בסקרוויל וגאורגיה הן חלופות טובות ל'טיימס ניו רומן 'המשמש יותר מדי

נסה זיווג גופנים שונה לטקסט הגוף ולכותרות (וכותרות משנה). כמה אתרים כמו FontJoy ו TypeWolf יעזור לך להתנסות בהתאמות גופנים. אתה יכול להוריד ולהשתמש בגופנים מותאמים אישית גַם. אך זכור את חוק האגודל-לעולם אל תשתמש ביותר משלוש גופנים שונים במסמך.

עבור פיצה נוספת זו, נסה א שחרר כובע כדי לשפר את הטקסט שלך .

6. סמן את הפסקאות

אם אתה רוצה שהקווים שלך יהיו מרווחים כפולים או מרווחים בודדים, עליך לשנות את פורמט הפסקאות. על ידי שינוי המרווח, תוכל להפוך את המסמך לקל יותר לקריאה או ליצור רושם שהוא ארוך יותר וכי השקעת בו יותר עבודה.

כדי לשנות את הפיסקה עבור המסמך כולו, עדיף שתבחר כל גוש טקסט; אחרת, אם אתה משתמש בכותרות בדוח שלך, הן גם ישתנו. אפשרות טובה יותר נוספת היא אם תתאים אישית את הסגנון המסוים שבו אתה משתמש כדי לעצב את הפיסקה.

לשם כך, עבור אל בית > סגנונות . לחץ לחיצה ימנית על הסגנון שברצונך לשנות ובחר לְשַׁנוֹת . לחץ על פורמט> פסקה שנמצא בתחתית תיבת הדו -שיח. כעת, שנה את המרווח, הזחה והיישור לפסקה. נְקִישָׁה בסדר כדי לסגור את הדיאלוגים.

כאשר ברצונך לשנות חלק קטן יותר מהמסמך , בחר מה ברצונך לשנות. לחץ לחיצה ימנית על הטקסט המודגש ובחר פסקה . אותה תיבת דו -שיח כמו למעלה תופיע.

7. הפסקת דף שליטה

מעבר דפים - בשמו - מפצל גוש טקסט רציף על פני שני עמודים. מעברי עמודים הם מרכיבים מבניים חשובים עבור מסמכים ארוכים. Word מוסיף אוטומטית מעבר דף בסוף הדף. אך במסמך ארוך תוכלו למקם מעברי עמודים היכן שתרצו.

להוספת מעבר עמוד ידני לחץ הכנס> מעבר עמודים. (קיצור מקשים: CTRL + Enter)

מעבר עמודים נראה כך כאשר אתה לוחץ על הצג הסתר הפקודה ב- קבוצת פסקה .

אבל מה אם אתה רוצה לשמור על חבורה של שורות יחד על דף או עמודה ולא להפריד אותן בגלל מעבר דף? הפריסה היא בשליטתך. לחץ על החץ הזעיר שאתה רואה בפינה השמאלית התחתונה של קבוצת הפיסקה.

בתוך ה תיבת פסקה, לחץ שורות קו ודף. בחר מבין ארבע אפשרויות הדף:

  • אלמנה/יתומה שליטה ממקמת לפחות שתי שורות של פסקה בחלק העליון או התחתון של הדף.
  • המשך עם הבא מונע הפסקות בין פסקאות שאתה רוצה להישאר ביחד.
  • שמור על קווים ביחד מונע מעברי עמודים באמצע פסקאות.
  • מעבר עמודים לפני מוסיף מעבר דף לפני פסקה ספציפית.

הראינו גם כיצד להסיר מעברי עמודים בעת צורך.

8. השתמש בסגנונות ונושאים

סגנונות ונושאים הם אולי שתיים מהתכונות הלא מנוצלות יותר ב- Microsoft Word. אבל אני חושב שכדאי להשתמש בהם בכל הזדמנות כדי לחסוך הרבה זמן.

אבל מה ההבדל בין נושא לסגנון? מיקרוסופט אומר:

ערכות נושא מספקות דרך מהירה לשנות את הצבע והגופנים הכוללים. אם אתה רוצה לשנות את עיצוב הטקסט במהירות, סגנונות Word הם הכלים היעילים ביותר.

אז, כשנושאים שולטים במראה הכללי עם צבע, אפקטים וגופנים - התחל קודם כל עם נושא טוב למסמך שלך. לאחר מכן , השתמש בסגנונות כדי לחפור בחלקים הספציפיים שעבורם ברצונך לשנות את המראה.

ל ערכות נושא: עבור אל לְעַצֵב כרטיסייה. בחר נושא מהגלריה. אתה יכול לראות תצוגה מקדימה של שילוב הצבעים.

ל סגנונות: בחר את החלק של הטקסט שברצונך לשנות. עבור אל סגנונות קבוצה על בית כרטיסייה. אתה יכול לראות תצוגה מקדימה של איך שהם נראים. בחר את הסגנון המתאים לתוכן שלך. לדוגמה, בחר סגנון כותרת לכותרות במסמך שלך. או, סגנון מסוים לכל ציטוטים. ניתן גם לשנות סגנון קיים וליצור סגנונות חדשים מאפס.

9. כיתובים

כל תמונה, תרשים או איור זקוקים לכיתוב כדי לתאר זאת בבירור. זוהי שורת טקסט אחת, הממוקמת בדרך כלל מתחת לגרפיקה. כיתובים הם גם אסמכתא חשובה כשצריך להזכיר אותם במקום אחר. מסמכים רבים משמיטים פרט קטן זה.

קל להוסיף כיתוב. לחץ לחיצה ימנית על האיור שאליו ברצונך להוסיף כיתוב. בחר הוסף כיתוב .

בתיבת הדו -שיח, הוסף את טקסט הכיתוב והגדר את שאר האפשרויות. ניתן להתייחס אוטומטית לכיתובים ב- Word.

10. השתמש בחלקים מהירים

מסמכים מקצועיים יכולים לחזור על עצמם. זו הסיבה מדוע עליך להתחיל להשתמש בחלקים מהירים לתוכן לוח חימום שאתה משתמש בו כל הזמן. לדוגמה, נניח שיש סעיף חוזה שאתה כולל בכל מסמך. או, קצת מידע מבוא. במקום הדבקת העתקות חוזרות ונשנות, שמור אותן כחלקים מהירים והשתמש בהן שוב ושוב.

Quick Parts הוא גם סוג של אבן בניין . אתה יכול לראות את הגלריה של כל גושי התוכן הניתנים לשימוש חוזר ב מארגן אבני בניין .

שמור והשתמש מחדש בחלקים המהירים שלך בשני שלבים:

  1. בחר את הביטוי, המשפט או חלק אחר של המסמך שברצונך לשמור בגלריה.
  2. לך ל הוסף> קבוצת טקסט> חלקים מהירים> שמור את הבחירה בגלריית החלקים המהירים . שנה את השם והוסף תיאור אם תרצה. נְקִישָׁה בסדר .

באותה קלות, תוכל להשתמש מחדש בקטע התוכן השמור.

מקם את הסמן במקום בו ברצונך להוסיף מבחר מגלריית החלקים המהירים. לך ל הוסף> קבוצת טקסט> חלקים מהירים . לאחר מכן לחץ על המשפט, הביטוי או הבחירה השמורה אחרת שברצונך לעשות בה שימוש חוזר.

תוכלו להבחין בשלוש קטגוריות נוספות בתפריט החלקים המהירים.

טקסט אוטומטי: Word 2016 שמרה על הישן טקסט אוטומטי תכונה. זה עובד כמו חלקים מהירים עבור כל גוש טקסט שאתה משתמש בו הרבה. דוגמה: פתק שברצונך להשתמש בו בכל מסמך.

נכס מסמך: קבוצה של מאפיינים קבועים שתוכל לכלול בכל מסמך. דוגמה: שם החברה או המחבר.

שדות: אלה אלמנטים מוגדרים מראש המתעדכנים אוטומטית. דוגמה: תאריך, שעה, מספרי עמודים וכו '.

זכור, ערכים לנכס מסמכים יכולים לפעמים לכלול מידע שלא תרצה לשתף עם כולם. לכן, עקוב מקרוב אחר השדות הללו והסר את הנתונים האישיים הנסתרים בכל פעם שנדרש.

11. לקשט בגבולות עמודים

גבולות הדף נראים טוב לא רק עלונים ועל הזמנות. אם נעשה נכון, הם יכולים להוסיף מגע של שיעור למסמך. מגוון סגנונות קו ורוחבים וגבולות אמנות זמינים מתפריט העיצוב ברצועת הכלים.

לך ל עיצוב> גבולות עמודים.

בתוך ה גבולות והצללה תיבה, השתמש ב גבול עמודים כרטיסייה לעיצוב הגבול שלך.

ההגדרות מסבירות את עצמן. נסה את Shadow או 3D עם הצבעים הנכונים כדי להוסיף גבול עדין אך אלגנטי. סגנונות האמנות עם גבולות הקליפ-ארט שלהם עשויים להיות מפוארים מדי למסמכים מקצועיים.

השתמש בארבעת לחצני הפינה שב תצוגה מקדימה חלון לבחירת צידי הדף לציור גבולות. לחץ על לחצנים אלה כדי להסיר או להוסיף גבולות כרצונך.

הנח את הסמן על העמוד הראשון במסמך אם ברצונך לשים גבול סביב העמוד הראשון בלבד. תוכל גם לשים גבולות סביב דפים מסוימים בקטע. מקם את הסמן בקטע - בעמוד הראשון של אותו קטע או בעמוד הבא.

הפניות ושיתוף פעולה

דו'ח Word יכול להיראות כמו מטלה בלתי ניתנת לניהול. זה כמו לארגן מיליון ערימות חציר לערמות קטנות ומסודרות. הרעיון הוא לדעת בדיוק לאיזו מחסנית יש את הסיכה שאתה מחפש. תכונות אלה נועדו להקל.

1. צור אינדקס

בעת כתיבת מסמכים גדולים כגון דוח המכיל מידע רב, ייתכן שדף תוכן אינו מספיק. א אינדקס אמור להופיע בסוף המסמך, עם מספרי עמודים למילות מפתח ומידע בדוח. צור אינדקס שיעזור לקורא להתייחס למידע הנכון רק עם מספר העמוד.

צור אינדקס אם המסמך שלך מכיל יותר מ -20 עמודים. Microsoft Word 2016 לא מאפשר לתהליך להציף אותך. בעצם יש לו שני חלקים:

  • בחר את המילים או המידע שברצונך לכלול באינדקס.
  • הצב את האינדקס במקום הנכון במסמך שלך.

תוכל לגלול במסמך המוגמר ולסמן את המילים או הביטויים שברצונך לכלול באינדקס או לסמן אותם תוך כדי תנועה. כך או כך, בחר את הטקסט שברצונך להשתמש בו כערך אינדקס או לחץ על המקום שבו ברצונך להכניס את הערך.

1. לחץ הפניות > סמן כניסה .

2. ערוך את הטקסט ב- סמן כניסת אינדקס תיבת דיאלוג. תוכל גם להוסיף ערך משנה המגדיר עוד יותר את המילה הראשית שבה השתמשת באינדקס. אתה יכול להוסיף מספר רמות וכל אחת מהן מופיעה בכניסה מתחת לערך הראשי.

3. מתחת אפשרויות , תוכל גם ליצור הפניה צולבת לערך ראשי אחר. קורא יכול להשתמש בזה כדי להפנות מידע קשור למקום אחר באותו מסמך.

4. השתמש בפורמט מספר עמודים כדי להחליט על מראה מספרי העמודים באינדקס.

מהו חשבון tiktok pro

5. לחץ סימן כדי לסמן את ערך האינדקס. כדי לסמן טקסט זה בכל מקום שהוא מופיע במסמך, לחץ על סמן הכל .

6. חזור על התהליך עבור כל המילים והביטויים שברצונך לכלול באינדקס.

כעת בנית את האינדקס שלך. הכנס אותו למקום הנכון לקראת סוף המסמך.

1. לחץ על הדף שבו ברצונך להכניס את האינדקס.

2. לחץ הפניות> הכנס אינדקס .

3. ה אינדקס מוצגת תיבת דו -שיח. כאן תוכל לבחור לעצב את רשומות הטקסט, מספרי העמודים, הכרטיסיות ותווי המנהיגים.

4. בחר את המראה מהפורמטים השונים ברשימה ובדוק את חלון התצוגה המקדימה מימין. זכור, חלון התצוגה המקדימה אינו מראה לך אינדקס בפועל. זוהי רק 'סימולציה' כיצד היא תיראה.

5. לחץ בסדר . האינדקס שלך מוכן כעת.

לפעמים, ייתכן שיהיה עליך להוסיף ערכים נוספים לאינדקס לאחר הכנסת אותו לדף. סמן את הערך ולך אל הפניות> עדכון אינדקס לכלול את האזכורים החדשים.

כמו כן, הוסף כותרת לאינדקס מכיוון ש- Word אינה עושה זאת באופן אוטומטי.

2. יצירת ביבליוגרפיות

המסמך שלך כמעט הסתיים. כעת, עליך לזכות בכל עבודת המחקר והרעיונות האחרים שאליהם התייחסת במסמך שלך. הגיע הזמן לביבליוגרפיה.

דו'ח חברה אולי לא צריך ביבליוגרפיה אבל מאמר אקדמי לא מסתיים בלי. הביבליוגרפיה היא אחת העבודות הקפדניות ביותר בדוח אקדמי. עליך לסדר את כל הציטוטים שלך לפני שאתה מתיישב כדי למסגר את הביבליוגרפיה. כמו כן, החליטו על סגנון הציטוט (בדרך כלל MLA, מה , או בסגנון שיקגו ) בהתאם להנחיות הנושא שלך.

אל תהסס לנצל את מחוללי הציטוט והביבליוגרפיה של צד שלישי לבניית סעיף זה.

עם זאת, ל- Microsoft Word 2016 יש כלי כלים שלם כדי להפוך את התהליך ללא כואב ככל האפשר. לכן, עבור לנקודה במסמך שבה תרצה למקם את הביבליוגרפיה. זה טוב אם יש לך לפחות ציטוט אחד לכלול, אך גם אם אין לך, Word 2016 מאפשר לך להשתמש בציטוט מציין מקום ולמלא את המקורות מאוחר יותר.

נְקִישָׁה הפניות> ביבליוגרפיה .

Word מציעה כמה סגנונות ביבליוגרפיה השונים רק בשמות הכותרות שלהם. בחר את הסגנון המתאים ולאחר מכן הכנס ציטוטים מהלחצן ב קבוצת ציטוטים וביבליוגרפיה .

לכלי הביבליוגרפיה יש כמה צעדים. למען הקיצור, אני אפנה אותך למצוין דף העזרה של Microsoft Office שהוא מדריך שלב אחר שלב.

כמה עבודות אקדמיות יבקשו ממך ליצור ביבליוגרפיה מבוארת . זוהי גרסה בשרנית יותר של ביבליוגרפיה עם רשימת ציטוטים לכתבי עת, ספרים, מאמרים ומסמכים אחרים ואחריה פסקה קצרה. הפסקה היא תיאור של המקור וכיצד הוא תומך במאמר שלך.

3. התייחסות צולבת

אתה יכול להשתמש בהפניה צולבת כדי לעזור לקורא לנווט במסמך ארוך. בכל נקודה במסמך, אתה יכול להגיד לקורא לחזור לכותרת, מספר עמוד, תמונה, תרשים, הערת שוליים, הערת סיום ופסקה. קישור הצלב הוא דרך מסודרת לחבר מידע קשור יחד. הקורא רק צריך ללחוץ על הקישור בכדי לעבור את קטע המידע הזה.

כך תתחיל:

1. בחר את המקום להצלבה והקלד את הטקסט המספר על כך לקורא. לדוגמה: 'עיין בתרשים 3 למגמות עתידיות.'

2. עבור אל הכנס> הפניה צולבת .

3. ב סוג הפניה בתיבה, לחץ על הרשימה הנפתחת כדי לבחור למה ברצונך לקשר.

4. האפשרויות ב הכנס הפניה אל התפריט הנפתח ישתנה בהתאם לבחירתך למעלה.

5. ב לאיזה בצע את הבחירות וספר ל- Word את המידע המדויק שאליו אתה צריך לקשר.

6. בדוק את הכנס כתיבת היפר -קישור כדי ליצור את ההיפר -קישור למידע המפנה.

7. לחץ על לְהַכנִיס לכלול את ההפניה הצולבת במסמך.

זוכרים, אזכורנו של כיתובים? אתה יכול לבצע הפניות צולבות למשוואות, דמויות, גרפים וטבלאות אם השתמשת בכיתוב שמתחתיהם.

מילה אינה יכולה ליצור הפניה צולבת למשהו שאינו קיים. Word תודיע לך על שגיאות אלה ותעדכן את ההפניות הצולבות באופן אוטומטי כאשר תשנה את מספר העמוד או הטקסט של הפריט שאליו אתה מתייחס.

4. שימוש בהערות

דו'ח מקצועי יכול להיות עבודה בודדת או שאתה יכול להיעזר בצוות כדי להכין את הטיוטה הראשונה. הצנוע תגובה הוא אחד הכלים המשומשים ביותר במסמך וורד. הוא מוצג כבלון בצבע מלבני בשוליים או בחלונית הבדיקה.

אתה יכול להשתמש בהערות כ'דביקות 'קטנות או כהערות עצמיות. השאר הערות קטנות לעצמך בשוליים בזמן שאתה כותב, עורך ומשנה את דרכך בדוח או בכתב יד. היו יצירתיים - הוסיפו קישורים נוספים למשאבים אחרים, השתמשו בהם לטיפים והצעות, קישור לחלקים שונים של מסמך, או הקימו קישור משוב לקוראים שלכם. וכאשר אתה מסיים, אתה יכול בקלות הסר את כל ההערות ב- Word .

Microsoft Word 2016 הוא גם כלי כתיבה משותף משופר. הערות ממלאות תפקיד עצום בתקשורת המשוב על פני צוות. כך פועלת מערכת ההערות ...

1. סמן את הטקסט שאליו ברצונך להוסיף הערה או לחץ בסוף גוש טקסט.

2. עבור אל הכנס> הערה . הקלד את הערתך בתיבה. ההערות מופיעות באזור הסימון מימין. תצוגת פריסת ההדפסה היא בדרך כלל הדרך הטובה ביותר לראות את ההערות לצד הטקסט.

3. עבור אל סקירה הכרטיסייה וראו אפשרויות נוספות להערות. כרטיסייה זו מציגה גם את כל הפקדים עבור מעקב אחר שינויים והערות במסמך שיתופי. השתמש באפשרויות הסימון כדי להציג או להסתיר את ההערות. לדוגמה: ללא סימון יסתיר את ההערות ואת אזור הסימון מימין.

סיים את הדוח שלך

לאחר שרוב הדוח יושלם ונשמר, הגיע הזמן לסיים את הדוח. כשאני אומר לסיים, אני לא מתכוון להגהה. גם זה צריך להיעשות. כעת עליך לנקוט באמצעי האבטחה כדי להגן על הדוח מפני שינויים וגניבה בלתי מורשים.

אמצעי אבטחה אלה יעניקו רמת אותנטיות נוספת לקובץ האלקטרוני שלך לפני שתשתף אותו.

חלק זה יכסה:

  • חתימות
  • הכנס סימני מים
  • הפוך את המסמך ל'קריאה בלבד '
  • הגן על המסמך שלך באמצעות סיסמה
  • הדפס את המסמך ל- PDF

1. חתימות

ניתן להוסיף חתימת טקסט למגע אישי לדוח. אך חתימת טקסט פשוטה אינה זקוקה לאימות כלשהו. חתימה דיגיטלית היא הדרך הטובה יותר להגן על המסמך שלך מפני גישה בלתי מורשית. חתימה דיגיטלית מאשרת שהמסמך הגיע מהחותם ולא חבל עליו בשום צורה.

בואו ניצור שורת חתימה ב- Microsoft Word 2016.

במסמך, מקם את הסמן במקום בו ברצונך ליצור שורת חתימה.

1. עבור אל לְהַכנִיס > טֶקסט קְבוּצָה > קו חתימה ולחץ קו חתימות של Microsoft Office .

2. ה הגדרת חתימה מוצגת תיבת דו -שיח. מלא את השדות כפי שצוין. אם אתה שולח את המסמך למישהו אחר לחתימה, הוסף הוראות לחותם בשדה השמור לו ( הוראות לחותם ). החותם יכול גם להוסיף לתת את מטרת החתימה אם אפשר לחותם להוסיף הערות בתיבת הדו -שיח Sign נבדק.

3. לחץ על בסדר והמסמך יציג כעת מציין מקום לחתימה.

הזן חתימה:

כאשר עליך לחתום על מסמך עם חתימה דיגיטלית, עבור אל שורת החתימה ולחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני.

תתבקש לחתום באמצעות תעודה מזהה דיגיטלית. אם אין לך כזה, מיקרוסופט תגיד לך לקבל אחד משותף שירות חתימות.

אם אין לך מזהה דיגיטלי, אתה יכול פשוט הכנס ייצוג טקסטואלי של שורת חתימה . תוכל להשתמש בחתימה כתובה או בתמונה שאינה דורשת אימות.

2. הכנס סימני מים

סימן מים של Microsoft Word הוא אינדיקטור ויזואלי 'מזויף' אך עדיין שימושי לסטטוס המסמך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בסימן מים שאומר 'טיוטות' כדי להבדיל אותו מהגרסה הסופית של המסמך. לחלופין, השתמש בסימן המים כדי להציע שהמסמך הוא 'מוגן בזכויות יוצרים' או 'חסוי'.

סימן 'טיוטה' הוא הנפוץ ביותר. אבל, Microsoft Word נותן לך עוד מספר סימני מים לבחירה.

1. עבור אל לְעַצֵב > רקע דף ולבחור סימן מים . כפתור סימן המים יופעל בתצוגת הדפסה בלבד.

2. באפשרותך לבחור תמונה או סימן מים טקסט מהגלריה. קיימות גרסאות אופקיות ואלכסוניות כאחד. תיבת הדו -שיח נותנת לך את כל אפשרויות ההתאמה האישית למראה הסופי של סימן המים. נסה גופנים, פריסות, גדלים וצבעים שונים.

3. תוכל להקליד טקסט משלך בשדה טקסט כדי ליצור סימן מים מותאם אישית.

4. בחר בסדר כדי להחיל את סימן המים על המסמך שלך. Word מחיל אוטומטית את סימן המים על כל עמוד פרט לדף הכותרת.

3. צור מסמכים 'לקריאה בלבד'

דוח מקצועי מטבעו לא צריך להיות נערך על ידי קוראיו. המרת המסמך ל- PDF היא דרך אחת. עם זאת, תוכל גם להחיל מספר הגבלות נוספות ב- Microsoft Word ולמנוע שינוי או השמטה מקרית מכל סוג שהוא.

ישנן שלוש דרכים להגן על מסמך.

ראשית - הפוך את המסמך 'לקריאה בלבד'.

זה מבטיח שניתן לקרוא או להעתיק את המסמך שלך. זה לא ימנע מאף אחד להעתיק את הקובץ ולבצע שינויים בהעתק.

1. עבור אל קוֹבֶץ כרטיסייה> מידע > הגן על מסמך > סמן כסופי.

2. כאשר הקוראים פותחים מסמך, פס למעלה יוביל את הקוראים להתייחס למסמך זה כאל קריאה בלבד. אבל הם יכולים ללחוץ על 'ערוך בכל זאת' כדי לפתוח את המסמך במצב עריכה.

שנית - הגן על המסמך באמצעות סיסמה.

הגן על המסמך שלך מפני עריכות לא רצויות באמצעות מחסום סיסמאות.

1. מתחת הגן על מסמך , בחר הצפן באמצעות סיסמה . הקלד סיסמא ולחץ בסדר .

2. ב אשר סיסמה הקלד את הסיסמה שוב ולאחר מכן לחץ על בסדר . המסמך ייפתח כאשר הקורא יתבקש להזין סיסמה.

מיקרוסופט משתמשת ב- AES (תקן הצפנה מתקדם), אורך המפתח של 128 סיביות, SHA1 (אלגוריתם hashing קריפטוגרפי שיוצר מפתח כמעט ייחודי של 160 סיביות להחלפת הטקסט הפשוט) ו- CBC (שרשרת בלוק הצפנה) כדי לתת להאקר באר. -כאב ראש ראוי.

שלישית - הגבלת עריכה.

תכונת בקרה זו מסייעת לך כמחבר להחליט אילו חלקים במסמך אחרים יכולים לערוך ואילו יינעלו. תחשוב על זה כעל המשגיח שמכניס את חברי ה- VIP, אך אחרת סורג את הדלת לאנשים הפשוטים.

1. עבור אל סקירה > הגבל עריכה .

2. מתחת עריכת מגבלות , חשבון אפשר רק סוג זה של עריכה במסמך , וודא שהרשימה אומרת אין שינויים (לקריאה בלבד) .

אין שינויים (לקריאה בלבד) הוא סוג הגבלת ברירת המחדל. לרמת הגבלה אחרת של המסמך, לחץ על התפריט ובחר מתוך שינויים במעקב, הערות או מילוי טפסים.

3. כדי לשחרר חלקים ממחסום העריכה, בחר את הקטעים לעריכה ללא הגבלות. כדי לבחור יותר מאזור אחד, לחץ על CTRL בעת בחירת האזור באמצעות העכבר.

4. אתה יכול לבדוק כל אחד תחת חריגים (אופציונלי) בחלונית הגבלת עריכה. או, לחץ יותר משתמשים ... ולאפשר למשתמשים ספציפיים בלבד לשנות את הסעיפים. האזורים המותרים יסומנו בסוגריים מרובעים.

5. לחץ כן, התחל לאכוף את ההגנה .

כעת, הקלד סיסמה ייחודית בתיבה שנפתחת. עליך להקליד אותו שוב כדי לאשר זאת.

הסיסמה היא אופציונלית. אבל זה מבטיח שאף אחד לא יכול פשוט ללחוץ להפסיק את ההגנה ולערוך את המסמך. אם אתה עדיין פרנואיד, המשך להצפין את מסמך Microsoft Word שלך כפי שעשינו בתהליך השני לעיל.

4. הדפס את הדוח שלך ל- PDF

פורמט המסמך הנייד כולל יתרונות רבים. לא פחות מכך, התאימות בין הפלטפורמות בכל המחשבים. המסמך שלך מוכן ועכשיו עליך לשתף אותו או לשלוח אותו להדפסה. דיווחים מקצועיים רבים - למשל מסמך משפטי - צריכים לשמור על הפורמט כמתוכנן.

שמור או העבר עותק ל- PDF. Microsoft Word 2016 אינו זקוק לתוספות של צד שלישי.

לך ל קוֹבֶץ > יְצוּא > צור PDF/XPS .

זכור, מסמך Word שלך עשוי להכיל מידע רגיש שאינך מעוניין שיכלול בקובץ ה- PDF. הסר אותו לפני שאתה מפרסם ל- PDF. בתוך ה פרסם כ- PDF או XPS חלון, בחר אפשרויות . לאחר מכן בחר מסמך ונקי מאפייני מסמך . הגדר את כל האפשרויות האחרות שאתה רוצה ובחר בסדר .

דפדף למקום שבו ברצונך לשמור את הקובץ ולחץ עליו לְפַרְסֵם .

הצעד הבא...

אתה קרוב לקו הסיום. הדוח מוכן למסור לקוראיך. אבל נותרה עבודה אחרונה.

הפוך את הדפים וודא (שוב) שהדוח שלך ידידותי לקוראים. התקרב אליו בעיני הקורא. האם ארגנת את מחשבותיך וכתבת באופן משכנע? האם המידע זורם היטב עם התרשימים והאיורים? האם הם יכולים לדפדף ולמצוא את המידע במהירות? האם הטקסט קריא? השתמש בציון הקריאות כדי לאמוד את רמת הקריאות של המסמכים שלך כשלב אחרון.

אולי גם שמת לב שלא התייחסנו להיבטים מסוימים של Microsoft Word. לדוגמה, טבלאות Microsoft Word הם כלי חשוב להצגת נתונים. או ה כוחן של רשימות בניהול מידע.

Microsoft Word בן יותר מרבע מאה, ועמוס בתכונות קטנות. ב- MakeUseOf כיסינו כל פינה וחיה של החיה הזו. לכן, השתמש במשאבים שלנו כדי ללמוד עוד על תוכנה זו בחינם. כל אחד תכונה חדשה של Microsoft Word למד יהפוך את חייך לקלים יותר.

הפוך את הדוח שלך לזרוח

כפי שאמר הסופר נתנאל הות'ורן,

קריאה קלה היא כתיבה קשה לעזאזל

האם זה נכון גם לגבי כתיבת דוחות מקצועיים? אחרי הכל, אם ניתנת בחירה, אף אחד לא ירצה לקרוא אותה. כתיבת דוח עסקי ושימוש בו לתקשורת הם שני דברים שונים. Microsoft Word הוא רק כלי - תפקידך לעסוק.

עבור כמה חלופות, בדוק מעבדי התמלילים המקוונים הטובים ביותר . ולעזרה נוספת בכתיבה מקצועית, תסתכל על איך להתנצל במייל ולהתכוון לזה .

מהם השיטות הטובות ביותר לכתיבת דוחות עסקיים מקצועיים? ספרו לנו בתגובות.

לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל האם כדאי לשדרג ל- Windows 11?

Windows עוצב מחדש. אבל האם זה מספיק כדי לשכנע אותך לעבור מ- Windows 10 ל- Windows 11?

קרא הבא נושאים קשורים
  • פִּריוֹן
  • מייקרוסופט וורד
  • טופס ארוך
  • מדריך לונגפורם
על הסופר סאיקאט באסו(1542 מאמרים פורסמו)

Saikat Basu הוא עורך המשנה לאינטרנט, Windows ופריון. לאחר הסרת הלכלוך של תואר שני במנהל עסקים וקריירה שיווקית ארוכת שנים, הוא נלהב כעת לעזור לאחרים לשפר את כישורי הסיפור שלהם. הוא משגיח על הפסיק האוקספורד החסר ושונא צילומי מסך גרועים. אבל רעיונות לצילום, פוטושופ ופרודוקטיביות מרגיעים את נשמתו.

עוד מסאיקט באסו

הירשם לניוזלטר שלנו

הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!

לחצו כאן להרשמה