Home-theater-designers
כולם משתגעים לפעמים. נסה כמו שאפשר, אף אחד לא מושלם. כשאתה עושה טעות שפוגעת במישהו אחר, ראוי להציע התנצלות.
למרות שתצטרך להתנצל באופן אישי לעתים, ייתכן שתעדיף או שתצטרך לומר שאתה מצטער באמצעות דוא'ל. הבה נבחן כיצד להתנצל באופן מקצועי במייל כדי לעזור לך להפיק את המיטב מהמצב הזה.
שלושת המרכיבים של מייל התנצלות נכון
קרדיט תמונה: sandphin/ פליקר
אמנם אין דפוס אוניברסלי, אבל תקן מקובל להתנצלות כולל שלושה חלקים:
- מודה שעשית משהו לא בסדר.
- מרגיש חרטה על הפעולות וההוויה שלך אמפטי להבין כיצד הם פוגעים באדם השני.
- הַחזָרָה , שבו אתה עושה את המצב נכון.
אנו נסתכל על כל אחד משלושת המרכיבים הללו כשנעבור כיצד אומרים סליחה בדוא'ל.
כיצד לפתוח את דוא'ל ההתנצלות שלך
לפני שתתחיל ליצור את ההתנצלות בפועל, עליך לפנות לאדם שאתה כותב אליו. זה ישתנה מאוד בהתאם ליחס שלך לאדם.
נניח שטעית במצב מקצועי ולכן עליך לשלוח הודעת התנצלות לבוס שלך. כדוגמה, נגיד שלא הצלחתם להשלים משימה קריטית בזמן, שעיכבה את הפרויקט עבור כולם.
קשורים: הימנע מטעויות אלה לתקשורת דוא'ל וטקסט טובה יותר
במקרה זה, ברכה מתאימה תהיה 'יקר [שם]'. אם היית מתנצל בפני חבר, משהו כמו 'היי [שם]' או 'שלום [שם]' יהיה מתאים יותר.
אל תשכח גם את שורת הנושא של הודעת ההתנצלות. לאחר שעשית עוול למישהו, יתכן שהוא לא ישמח לראות הודעת דוא'ל מגיעה אליך.
הכנסת משהו כמו 'אנא קבל את התנצלויותי' או 'אני מצטערת בכנות' בשורת הנושא היא דרך טובה להבהיר מלכתחילה למה נועד המסר שלך. אל תנסה להתחכם באמצעות ראשי תיבות בדוא'ל; שמור על זה בפשטות כדי שידעו מה מכיל ההודעה שלך.
הכרת הטעות שלך
קרדיט תמונה: stevanovicigor/ פיקדונות
כעת, לאחר שסיימת את הפתיחה, הגיע הזמן לחלק הראשון החיוני בהתנצלות. כאן אתה צריך לזהות בבירור את הבעיה שקרה. החזק במה שעשית; אל תנסה להסיט את האשמה על מישהו אחר או תירוץ למה שקרה.
להלן דוגמא של מה לא לעשות במייל ההתנצלות שלך:
למרות שאני יודע שפספסתי תאריך יעד חשוב, זו ממש לא אשמתי. עבדתי עם פול על הפרויקט הזה, והוא בזבז יותר מדי מזמני בכך ששאל אותי המון שאלות לא קשורות. המחשב שלי גם קפא במהלך השבוע ועדיין ה- IT לא הצליח להסתכל עליו. אז זה לא הכל בגללי.
מה אתה יכול לקנות עם כרטיס מתנה של itunes
גם אם כל האמור לעיל נכון, אין בכך כדי להתנצל טוב. חלק זה צריך להכיר באחריותך בטעות.
משהו כזה הרבה יותר טוב:
אני מבין שפספסתי תאריך יעד מכריע. הפרויקט הזה היה ממש חשוב למחלקה שלנו, ואתה סמכת עלי שאשלים אותו בזמן. אני יודע שהכישלון שלי להשלים משימה זו בזמן עיכב את השלמת הפרויקט. זה משקף את הקבוצה שלנו בצורה גרועה, ואני מצטער על כך.
כאן ניסחת בבירור מה עשית לא נכון, מבלי לנסות להמעיט או להסיט אותו. זהו חלק מהתנצלות שהרבה פעמים מתגעגעים אליה.
הבעת חרטה על מה שעשית
כעת, לאחר שהסרת את השגיאה שלך בפירוש, עליך להראות חרטה על מה שקרה. זכור שמה שעשית, לפחות, גרם כאב, תסכול ורגשות שליליים אחרים לאדם השני. במסגרת מקצועית זה עלול לגרום להם גם לבזבז זמן, כסף או להסתבך עם הממונים עליהם.
הבהיר שאתה מרגיש חרטה על המצב. נסה להכניס את עצמך לנעליהם ולהבין כיצד הפעולות שלך גרמו להם להרגיש. אל תציע הסבר להתנהגותך כאן, או אמור שאתה 'מצטער שהם מרגישים כך' לגבי מה שעשית.
הנקודה בהתנצלות היא לתקן מערכת יחסים שבורה, לא להוכיח שצדקת כל הזמן.
להלן דוגמה כיצד למסגר חלק זה של ההתנצלות:
אני רוצה להתנצל בכנות על כך שלא מילאתי את חובותיי והשלמתי את המשימה שהופקדת בי בזמן. אין תירוצים לכישלון הזה. אני לא אוהב לדעת שאכזבתי את הצוות שלי, ומרגיש נורא שזה גרם לך למבוכה בפגישה עם הלקוח.
הבעת אמפתיה מעניקה אותנטיות להתנצלותך. זה עוזר לך לשכוח את נקודת המבט שלך לרגע ולהסתכל מול מה מישהו אחר מתמודד.
כיצד לפרסם סרטוני HD בפייסבוק
להפוך את הטעות שלך לנכונה
מילים חשובות, אך לפעולות יש משקל רב יותר. כדי להראות שאתה מתכוון למה שאמרת, חשוב לתקן. נקיטת פעולה תעשה את המצב נכון (במידת האפשר), או שתראה שתעשה כמיטב יכולתך כדי לא לחזור על אותה הטעות.
בהמשך לדוגמא שלנו של החמצת מועד אחרון, דבר כזה יכול לשמש כחלק מההשבה בדוא'ל ההתנצלות:
בעתיד, כדי להימנע מהחמצת מועדים, אדבר איתך מבעוד מועד אם אני חושש שלא אוכל לבצע משהו בזמן. אני אהיה מודע יותר לכמה זמן לוקח לי פרויקטים קריטיים, ואני מוכן להשקיע שעות נוספות מחוץ למשרד כדי לוודא שהם מסתיימים. זה לא יקרה שוב.
במצבים מסוימים, ייתכן שלא תדע מה להציע כדי לפצות על ההתנהגות שלך. אם זה המקרה, אתה יכול פשוט לשאול 'מה אני יכול לעשות כדי שזה יתקיים?'
מה שהכי חשוב הוא להראות כיצד אתה מתכוון לפעול אחרת בעתיד כדי למנוע מאותה בעיה לחזור על עצמה.
כיצד לסגור את דוא'ל ההתנצלות שלך
עכשיו רק צריך לסכם את ההודעה. זה די פשוט, אבל הקפד לשמור על הטון המתאים. עליך להודות לנמען שקרא את הודעת ההתנצלות שלך ולאחל לו בהצלחה.
קרא עוד: הדרך הטובה ביותר לסיים מייל באופן מקצועי
זה יכול להיות גם רעיון טוב להזמין אותם לדון עוד במה שאמרת. זה מראה שאתה כן ופתוח לדיאלוג נוסף.
להלן דרך אחת לסגור את הודעת ההתנצלות המקצועית שלך:
תודה שקראתם את זה. אם יש משהו שאתה רוצה לדון בו עוד, אנא צור איתי קשר כדי שנוכל לטפל בו.
בכבוד רב, [שמך]
כיצד לנקות קבצים ב- Windows 10
אם אינך רוצה להשתמש ב'כבוד רב ', סגירות רשמיות אחרות כמו' בברכה 'יעבדו גם כן. אינך צריך לומר 'עם התנצלויות' או משהו כזה, מכיוון שהוצאת את כל הדוא'ל כראוי בהתנצלות.
האם הדוא'ל הוא האמצעי הנכון להתנצלות?
בדקנו בדוא'ל כיצד להתנצל באופן מקצועי. אך לפני שתתחיל לכתוב את ההודעה שלך, עליך לשקול האם דוא'ל הוא האמצעי המתאים להתנצלות.
לדוא'ל בהחלט יש יתרונות בכל הנוגע להתנצלויות. מכיוון שאין מגבלת זמן, אתה יכול לחבר את המחשבות שלך בצורה ברורה וישירה. אם יש צורך בהתנצלות מהירה, דוא'ל מאפשר לך ליצור איתם קשר תוך זמן קצר אם פגישה אישית אינה אופציה. ובניגוד להתנצלויות האישיות, אינך צריך להיות ספונטני ולהגיב על מה שהאדם השני אומר.
אבל לא הכל טוב. דוא'ל הוא פחות אישי מאשר התנצלות אישית (או שיחת טלפון). בהתאם להתקנה של החברה שלך, שליחת הודעת דוא'ל עשויה להיראות פחדנית אם הופעה אישית היא אפשרית. אל תתחבא מאחורי מסך כשאתה צריך להתנצל על משהו.
התנצלות בדוא'ל לתיקון טעויות
התנצלות נכונה היא מיומנות חיים בעלת ערך. לא כולם יודעים כיצד לעשות זאת, והתנצלות רעה עלולה לגרום לאדם האחר להרגיש עוד יותר מתוסכל מבעבר. השתמש במדריך בסיסי זה על איך להגיד סליחה בדוא'ל ואתה תהיה בדרך למערכת יחסים מתוקנת.
זכור כי המטרה הסופית של התנצלות היא לבנות מחדש את האמון השבור. עשית משהו לא בסדר, ושלושת השלבים העיקריים למעלה הם האופן שבו אתה מחזיק בזה ומתקן אותו. אל תתנצל עליך.
קרדיט תמונה: nito/ שוטרסטוק
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל 5 דרכים לכתיבת הודעות דוא'ל מקצועיות החוסכות זמן ומאמץזוהי מיומנות לדעת לכתוב מיילים מקצועיים שחוסכים זמן ומקבלים תשובות. תן לתבניות הדוא'ל האלה לעזור לך.
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- טיפים לכתיבה
- טיפים בדוא'ל
- כללי התנהגות מקוונים
- עבודה מרחוק
- רשת מקצועית
בן הוא סגן עורך ומנהל Onboarding ב- MakeUseOf. הוא עזב את עבודת ה- IT שלו בכדי לכתוב משרה מלאה בשנת 2016 ומעולם לא הסתכל לאחור. במשך שבע שנים הוא מכסה הדרכות טכניות, המלצות למשחקי וידאו ועוד כסופר מקצועי.
עוד מאת בן שטגנרהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה