Home-theater-designers
Excel הוא כלי מצוין לעיבוד נתונים, אך יש לו מגבלות. כאשר יש לך נוסחאות מסובכות מדי, או אם המחשב שלך קורס בעת פתיחת קובץ אקסל, אולי כדאי שתשקול להשתמש בפורמט קובץ אחר.
אז מה הם מקרי השימוש שעבורם עליך לשקול תוכנות שונות? להלן מספר מצבים בהם עליך להשתמש באפליקציה אחרת.
1. מאגרי מידע עצומים
אם אינך בקיא במחשבים, סביר להניח שתחשוב שאקסל (או Google Sheets) היא הדרך היחידה לאחסן נתונים. אחרי הכל, לגרסאות האחרונות של Excel יש 16,384 עמודות ו -1,048,576 שורות, בהיקף כולל של 17,179,869,184 תאים.
למרות שמדובר במידע רב, עליך להיות מודע לכך שהמחשב שלך יטען את כולם בבת אחת. לכן, אם אתה משתמש בהרבה תאים, אתה יכול לצפות שהמחשב יפעל לאט. לאחר מאה ואפילו אלף שורות לא תהיה בעיה.
עם זאת, אם אתה ממשיך לאסוף נתונים לאורך שנים, או אם יש לך מספר משתמשים שמוסיפים מידע לקובץ אחד, אפילו מחשבים רבי עוצמה יתקשו לטעון אותם. הסיבה לכך היא שמיקרוסופט טוענת את כל הנתונים בעת פתיחת הקובץ.
למרות שזה שימושי לניתוח נתונים לטווח קצר, זה מבזבז כוח מחשוב אם אתה רק צריך לנתח מידע ספציפי. לדוגמה, אם אתה צריך כתובת דוא'ל של לקוח, אינך צריך לטעון את שאר מסד הנתונים של הלקוח שלך.
אלטרנטיבה טובה לאחסון נתונים היא שימוש בתוכנות או בשירות מסדי נתונים ייעודי. הם מציעים אותן תכונות כמו Excel, כגון ניתוח נתונים, אך עם פונקציונליות רבה עוד יותר. אתה יכול להשתמש ב- Microsoft Access אם אתה מעריץ של Microsoft Suite. חלופות אחרות כוללות את LibreOffice Base ואחרים.
2. ניתוח נתונים מורכב
ל- Microsoft Excel יש מספר משמעותי של נוסחאות זמינות. הוא מציע את נוסחת הסכום הפשוטה ביותר לפונקציות מסובכות כגון ערך נוכחי נטו (מחשב את ערך הזמן של הכסף) ו- תַחֲזִית (משמש לחישוב ערכים עתידיים).
איך מפזרים קיטור לטלוויזיה
עם זאת, אם אתה מוצא את עצמך עושה פונקציות מרובות ומסובכות, הגיע הזמן שתשקול פתרונות אחרים. Excel הוא כלי מצוין אם המשתנים של הנוסחה שלך מבוססים כולם על נתונים גולמיים. אבל אם אתה מוצא שהפונקציות שלך מבוססות על תאים שהם נוסחאות עצמן, שקול להשתמש בתוכנת ניתוח ייעודית.
אם הגיליונות האלקטרוניים שלך מסתמכים על נוסחאות מרובות, שכבת המורכבות הנוספת פירושה שקל לטעות להיזהר. וגם אם אתה מוצא שגיאות, לא קל לעקוב אחריהן אם הנוסחאות שלך אורכות שלוש שורות.
במקום להשתמש ב- Excel לתרחישים מסובכים, נסה ללמוד שפת תכנות כמו Python. קל להבין, ויש מספר משאבים חינמיים שיעזרו לך להתחיל על זה. ואם אינך נוטה ללמוד תכנות, תוכל גם להשתמש בכלים ייעודיים לניתוח נתונים שהרבה יותר קלים לשימוש.
כיצד להעביר מסמכי גוגל מחשבון אחד למשנהו
3. ניהול פרויקטים
לפני הופעתם של כלים ייעודיים לניהול פרויקטים כמו Asana ו- Trello, אנשי מקצוע רבים השתמשו ב- Microsoft Excel. אחרי הכל, קל להגדיר. יש אפילו תבניות שאתה יכול להוריד כדי לעזור לך להתחיל.
אבל ברגע שהצוות שלך גדל - או שאתה מתחיל לקבל פרויקטים נוספים - העניינים מסתבכים. אלא אם כן אתה משתמש בגרסה המקוונת של Excel, הצוות שלך לא יכול להשתמש בקובץ ניהול הפרויקטים שלך בו זמנית. וכאשר תוסיף משימות ותתי -משימות נוספות, ייתכן שתגרום ליותר מדי מידע בגיליון אחד.
יתר על כן, ככל שיש לאנשים יותר גישה לקובץ, יש סיכוי גדול יותר לערבוב לא מכוון. הם עשויים לשנות בטעות נוסחה או אפילו למחוק מידע חיוני. יצירה והקצאת תלות בפרויקט עלולה גם היא לבלבל.
לכן עדיף לקבל אפליקציה ייעודית לניהול משימות לניהול הצוות שלך. יישומים ייעודיים יאפשרו לך ולצוות שלך לקבל מבט ברור על כל מה שצריך לעשות. אתה יכול אפילו להקצות משימות לחברים ספציפיים כך שלא יתעלמו מכלום.
ואם יש לך תקציב, תוכל למצוא כלי ניהול פרויקטים בחינם באינטרנט. עכשיו אתה יכול לשמור את כולם על אותו דף מבלי להוציא שקל.
4. טפסים
בגלל הזמינות הקלה שלה, Excel משמש לעתים קרובות כטופס. היו מקרים רבים בהם אירועים והתכנסויות השתמשו במחשבים ניידים ובקבצי אקסל לרישום אורחים.
נוח להשתמש באקסל (או כל גיליון אלקטרוני) כטופס מכיוון שהמארגנים יכולים לנתח את הנתונים שלהם ישירות. עם זאת, הדבר מגיע עם מספר חסרונות.
- ראשית, לא תהיה לך שליטה על קלט הנתונים. כל אחד יכול להקליד מידע שגוי, ואתה לא תהיה חכם יותר. אין גם סטנדרטיזציה של נתונים. אדם יכול להקליד בניו יורק במדינה, ואילו אחר יכתוב את ניו יורק. זה בעייתי במהלך ניתוח הנתונים.
- שנית, אם יש לך אתרי רישום מרובים, יהיו לך מערכי נתונים נפרדים הדורשים איחוד. זה לוקח זמן ועלול להציג שגיאות בנתונים שלך. הדבר עלול להוביל גם לשכפול מאמץ מכיוון שמשתמשים רשאים להזין את הנתונים שלהם פעמיים.
- שלישית, אין פרטיות נתונים. אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני, כל אחד יכול לגלול בין הערכים ולאסוף נתונים. הם אפילו יכולים לשנות את המידע הקיים, דבר שיטה את הנתונים שלך. אם מתרחשת דליפת נתונים באמצעות רישום Excel שלך, אתה עלול להיות אחראי.
- לבסוף, אם אתה מתכוון להשתמש ב- Excel לרישום מקוון, הוא אינו מתאים למאגרי מידע גדולים, כפי שכבר נאמר.
5. ניתוח נתונים פיננסיים
כאשר אתה משתמש ב- Excel כדי לעקוב אחר נתונים פיננסיים, רוב הסיכויים שתצטרך לקשר למספר מקורות. מקורות אלה יכולים להיות קבצי Excel אחרים, מאגרי מידע מקוונים ואפילו אתרים פיננסיים. עם זאת, ככל שאתה מוסיף אלה, הסיכוי להציג שגיאה או לקבל מידע מיושן גדל.
היה אפילו תַקרִית ב- J.P. Morgan עוד בשנת 2012, שבה נוסחה השתמשה בטעות בסכומי מחירים במקום בממוצע שלהם בעת חישוב לסיכון. זה, בתורו, נתן תוצאה הנמוכה בערך בשני גדלים מהערך האמיתי וגרמה לבנק להפסיד 6 מיליארד דולר במסחר.
כיצד להתקין לינוקס באנדרואיד
בעוד שנושאים אחרים מעורבים, הנוסחה הכתובה הזו היא חלק ממפל השגיאות שהוביל לאובדן עצום זה.
השתמש בתוכנה ייעודית
Microsoft Excel הוא גיליון אלקטרוני מצוין. זה נהדר למערכות נתונים קטנות או אם אתה מנסה את זה כהוכחת מושג. אבל אם אתה רוצה לשנות את גודל העבודה שלך, עליך לשקול תוכנה ייעודית.
שימוש בתוכנה שפותחה במיוחד למטרה שלך ייתן לך פונקציונליות טובה יותר, עבודה מהירה יותר ותאפשר לך לבצע את הדברים בצורה יעילה יותר. למרות שחלקם יעלו זמן או כסף (או שניהם) להקים, זה יחסוך לכם כסף בטווח הארוך.
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל 10 חלופות Excel הטובות ביותר לצרכי הגיליון האלקטרוני שלךמחפש חלופה זולה יותר ל- Microsoft Excel? יישומי גיליון אלקטרוני אלה מציעים כל מה שאתה צריך בפחות.
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- Microsoft Excel
- גיליון אלקטרוני
- ניתוח נתונים
ג'ובי הוא סופר, מאמן קריירה וטייס. הוא פיתח אהבה לכל דבר PC מאז שאביו קנה מחשב שולחני כשהיה בן 5. מכאן ואילך, הוא משתמש ומגדיל את הטכנולוגיה בכל היבט בחייו.
עוד מאת ג'ובי מוראלסהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה