השתמש בטריק 'צור העתקה' בעת שיתוף מסמכי Google Drive

השתמש בטריק 'צור העתקה' בעת שיתוף מסמכי Google Drive

קל ליצור עותק של כל מסמך בחשבון Google Drive שלך. אבל מה אם אתה רוצה שמשתפי הפעולה שלך יעשו אוטומטית עותק של מסמך Google כאשר הם יקבלו קישור שיתוף?





כיצד להשיג שירות אינטרנט זמני

נסה את הטיפים הבאים שמנצלים שיפור קטן בכתובת האתר המשותפת.



התועלת של גרזן מסודר זה של Google Drive לא ממש ברורה מהכותרת, אך נסה זאת פעם אחת ותראה את היתרון המיידי בעת שיתוף פעולה עם אחרים ב- Google Drive.





שיטה זו שימושית כאשר ברצונך לשמר את המסמך המקורי תוך מתן מקום לעריכת עותק של המסמך בתיקיית ה- Drive שלהם.

זה יחסוך להם נסיעה אל קובץ> צור עותק לשלוט ולשתף עותק של מסמך Google בדרך הרגילה. ככה זה עובד.



שתף עותק של מסמך Google באופן אוטומטי

מקרה טיפוסי הוא מסמך Google שצריך למלא אותו בנפרד על ידי כל משיב. משתפי פעולה יכולים להזין את הפרטים בעותק שלהם של המסמך מבלי לפגוע במקור.

לא תצטרך לבקש מהם לעשות עותק. פשוט בצע את השלבים הבאים וההעתק ייעשה עבורם באופן אוטומטי.



פריצה זו פועלת ב- Google Docs, Google Sheets ו- Google Slides.

  1. פתח את מסמך Google Drive שברצונך לשתף.
  2. לחץ על הכחול לַחֲלוֹק כפתור בפינה השמאלית העליונה של המסמך.
  3. בתוך ה שתף עם אנשים וקבוצות שיח, לחץ בכל מקום על קבל קישור תיבה כפי שמצוין בהנחיה.
  4. קח את קישור המסמך בלחיצה על העתק קישור . אתה יכול לשלוח את הקישור הזה לכל אחד באמצעות דוא'ל או כל אמצעי אחר ולאחר מכן תוכל להציג, להגיב או לערוך את המסמך. אתה יכול להגדיר את הגישה על ידי בחירה בין צוֹפֶה , תגובה , או עוֹרֵך בלחיצה על החץ הקטן כלפי מטה מימין.
  5. העתק והדבק את הקישור המשותף בדוא'ל. כעת, מחק הכל לאחר קו החיתוך קדימה בקישור והוסף 'העתק'. ערוך את החלק הקטן הזה של כל הקישור כולו. אם תבצע עריכות אחרות, הוא יופיע כדף שגיאה עבור הנמען שלך. כך נראה הקישור החדש כעת:
  6. שלח את המייל והעבודה שלך הסתיימה. כאשר הנמען לוחץ על הקישור, הוא מעביר אותו למסך Google Drive שלו שמבקש ממנו ליצור עותק של המסמך שלך.

כשהם לוחצים צור עותק , עותק מקומי של המסמך נשמר ב- Google Drive שלהם. כמו כן, ההעתק מתקבל ללא ההערות אם קיימות במקור. אם אתה רוצה לשלוח קובץ עם ההערות, קרא את הטיפ הבא למטה.



עוד טריקים של כתובות אתרים של Google שבהן תוכל להשתמש כדי לשתף מסמך Google

ישנן עוד כמה וריאציות שתוכל לכפות על הקישורים המשותפים בהתאם למה שאתה רוצה שמשתף הפעולה שלך יעשה איתו. בואו נעבור על ארבעת הטוויקים האלה של כתובות אתרים.

1. שתף עותק של Google Docs הכולל הערות

לפעמים אתה רוצה שההערות שלך יועברו להעתק כך שחברי הצוות שלך יוכלו להשתמש בה לעבודה על הגרסה שלהם. אתה יכול לעשות זאת בשתי דרכים:

  • החלף | _+_ | עם | _+_ | בכתובת ה- URL של הקובץ.
  • החלף | _+_ | עם | _+_ | כדי להימנע מהעתקת הערות שנפתרו.

2. שתף עותק של Google Docs כתצוגה מקדימה

מצב התצוגה המקדימה שונה מהאפשרות תצוגה מכיוון שהוא מציג את המסמך בממשק לא מסודר ללא שורת תפריטים ולחצנים. לדוגמה, תוכל לשתף גיליון או מצגת שקופיות לכל מי שמחוץ לצוות המשתף פעולה שלך.

השתמש במצב תצוגה מקדימה על ידי החלפה

/edit

בכתובת האתר של קובץ Google Drive עם

/copy?copyComments=true

.

שים לב שקישור תצוגה מקדימה מסיר תפריטים. כך שהנמענים לא יוכלו להשתמש ב- קובץ> צור עותק אפשרות להוסיף עותק ל- Google Drive שלהם.

כדי לעקוף את ההגבלה הזו, הנמענים יכולים להיכנס לשורת הכתובת בדפדפן שלהם ולהחליף

/edit

עם

includeResolvedCommentsOnCopy=false

שוב כדי ליצור עותק לכונן משלהם.

3. שתף מסמך Google כתבנית

תוכל לשתף מסמך Google כתבנית. הנמען מקבל עותק ללא עומס של המסמך שלך בניכוי תפריטים של Google Drive. הם יכולים גם ליצור עותק של המסמך לכונן שלהם בלחיצה על הכחול השתמש בתבנית כפתור e.

החלף

זיהוי פנים השווה בין שתי תמונות באינטרנט
/edit

עם

/preview

שיטה זו משלבת את אפשרות התצוגה המקדימה עם האפשרות 'צור עותק'.

קישור להורדה ישירה פועל כפי שהוא כתוב. חבר הצוות שלך רק צריך ללחוץ על הקישור והקובץ יורד לשולחן העבודה שלו.

החלף

/preview

עם

/edit

הוסף את פורמט הקובץ (כמו PDF או CSV) שאליו יש לשמור את המסמך וקישור ההורדה שלך מוכן. האפשרות PDF או CSV היא אידיאלית מכיוון שהיא פורמט אוניברסלי והנמען אינו זקוק לחשבון Google כדי לפתוח ולצפות בקובץ.

כמו כן, המקלט מקבל קובץ מוכן להדפסה שהוא יכול לשלוח מיד למדפסת. זה עובד עם Google Docs ו- Google Sheets, אך לא עם Google Slides.

עקוב אחר הגדרות השיתוף של Google Drive

Google Drive בנוי סביב שיתוף פעולה. אבל זה תמיד רעיון טוב עקוב אחר מי אתה משתף את הקבצים שלך . קל לאבד את המסלול כאשר אתה עובד בצוות גדול.

הדוגמאות שלעיל מראות שקל לשנות את כתובות האתרים המשותפות ולגשת לקבצים אם הרשאות השיתוף שלך אינן מוגדרות מתוך מחשבה על אבטחה. לבלות קצת זמן ניהול הקבצים המשותפים שלך ב- Google Drive ולא תצטרך לדאוג שקבצים ייפלו לידיים הלא נכונות.

לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל 12 אתרי וידאו טובים יותר מ- YouTube

להלן כמה אתרי וידאו חלופיים ל- YouTube. כל אחד מהם תופס נישה אחרת, אך שווה להוסיף אותם לסימניות שלך.

קרא הבא נושאים קשורים
  • פִּריוֹן
  • גוגל מסמכים
  • כלי שיתוף פעולה
  • גוגל דרייב
  • אחסון בענן
  • Google Sheets
על הסופר סאיקאט באסו(1542 מאמרים פורסמו)

Saikat Basu הוא עורך המשנה לאינטרנט, Windows ופרודוקטיביות. לאחר הסרת הלכלוך של תואר שני במנהל עסקים וקריירה שיווקית ארוכת שנים, הוא נלהב כעת לעזור לאחרים לשפר את כישורי הסיפור שלהם. הוא משגיח על הפסיק האוקספורד החסר ושונא צילומי מסך גרועים. אבל רעיונות לצילום, פוטושופ ופרודוקטיביות מרגיעים את נשמתו.

עוד מסאיקט באסו

הירשם לניוזלטר שלנו

הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!

לחצו כאן להרשמה