Home-theater-designers
שיתוף מסמכים ב- Google Drive כבר אינו דבר חדש. וזה רק השתפר מכיוון שעבודה מרחוק נוגעת בכל קצוות תבל. חדשות טובות עבורנו מכיוון שתיקייה משותפת פשוטה של Google Drive פותחת כל כך הרבה רעיונות שיתופיים בתחומים מגוונים.
אתה עדיין מבין את זה? עשרת הטיפים האלה אמורים לעזור לך לנהל קבצים משותפים קצת יותר טוב מהיום.
היסודות של שיתוף ב- Google Drive
אתה יכול לשתף כל קובץ או תיקיה. אך עליך לשים לב לאנשים שאיתם אתה משתף ולרמת הרשאות השיתוף שאתה מאפשר ב- Google Drive.
הסרטון בן שתי דקות מסכם את התהליך.
כבעלים, אתה יכול לתת לאחרים בעלות מלאה על קובץ, או רמה מסוימת של גישת צפייה ועריכה.
- יכול לערוך: הגיליון האלקטרוני השיתופי שאתה עובד עליו עם הצוות שלך.
- יכול להגיב: טיוטת הספר שאתה כותב. אחרים יכולים לצפות ולהוסיף הערות לקובץ, אך אינם יכולים לערוך אותו. לתיקיות אין הערות.
- יכול לצפות: ההזמנה למסיבת סוף השבוע שהכרתם כרגע עם מצגת.
להלן תרשים המשווה את הגישה של צופה, מגיב, עורך או בעלים:
מָקוֹר: תמיכה של Google
1. כיצד להשבית העתקה, הורדה והדפסה של קבצים משותפים?
אתה יכול לאפשר הורדה, הדפסה והעתקה של קבצים משותפים. תכונת ניהול זכויות המידע המתקדמת מסירה אפשרויות אלה מתפריט הצופה. זוהי נדבך נוסף של שליטה על המסמכים שלך.
פתח את Google Drive. בחר את הקובץ המשותף ולחץ על לַחֲלוֹק סמל בפינה השמאלית העליונה.
על שתף עם אנשים וקבוצות תיבת דו -שיח, הוסף את שם משתפי הפעולה. הגדר את רמת ההרשאה של משתפי הפעולה שלך מהתפריט הנפתח שליד שדה השמות. הרשאות השיתוף של Google Drive הן עוֹרֵך , צוֹפֶה , תגובה .
שליחת הודעה והודעה אישית הינה אופציונלית. כעת, ייתכן שתרצה להשבית הורדה, הדפסה או העתקת הקובץ המשותף. לחץ על סמל גלגל השיניים כדי להציג שתי הרשאות נוספות אותן תוכל לבטל את הסימון כדי לחזק את פרטיות המסמך שלך.
חזור לדיאלוג הקודם בלחיצה על החץ ולאחר מכן שלח את הקובץ לשתף הפעולה שלך.
הצופים יראו את אפשרויות הייצוא מושבתות הודעה בחלק העליון של תפריט קובץ ועריכה. אפשרויות העתקה, הדפסה והורדה מוצגות גם הן באפור עבור המסמכים, הגיליונות האלקטרוניים והמצגות הספציפיות.
שים לב שאנשים עם הרשאות 'עריכה' עדיין יוכלו להוריד, להדפיס ולהעתיק את הקובץ שלך, גם אם הגדרה זו מופעלת.
2. שתף תיקייה עם משתמשים שאינם של Google
החברים והעמיתים שלך לא צריכים חשבון Google כדי לצפות בתיקייה או במסמך של Google Drive. אתה יכול לשלוח הזמנה לכתובת הדוא'ל שלהם. או השתמש בקישור הניתן לשיתוף.
משתמשים ומשתפי פעולה שאינם של חשבון Google יכולים לצפות בקובץ רק ללא קשר להרשאה שהגדרת.
שיתוף באמצעות קישור ציבורי מהווה סיכון אבטחה למסמכים רגישים מכיוון שכל מי שיש לו את הקישור יכול לגשת לקובץ. לכן השתמש בו בצ'אט, בדוא'ל או במדיה חברתית ציבורית רק אם כל אחד יכול לצפות במסמך.
3. הורד תיקיית Google Drive משותפת
Google Drive מאפשר לך להוריד את כל התוכן של תיקיה משותפת כארכיון ZIP. זה שימושי לשמירת עותקים מקומיים של מסמכים משותפים. מבנה התיקיות עם כל תיקיות המשנה נשמר בארכיון.
קוד עצירה מלכודת מצב ליבה בלתי צפויה
לך ל משותף איתי ב- Google Drive שלך. לחץ לחיצה ימנית על התיקייה ובחר הורד .
אתה יכול גם להשתמש ב- סמל נקודות משולשות בסרגל הכלים להורדת התיקיה.
אם אתה מוריד מסמך, גיליון או שקופיות של Google, הוא יורד כמסמך Office. כל שאר הקבצים יורדו בפורמט המקורי שלהם.
4. העברת הבעלות על קבצים למישהו אחר
ישנן סיבות רבות להעברת הבעלות על מסמכים למישהו אחר. אולי מישהו אחר משתלט על פרויקט. אולי מישהו פיטר אותך. בנימה טובה יותר, אתם יוצאים לחופשה ורק רוצים להעביר את האחריות על המסמכים המשותפים. תהליך 'מסירת' המסמכים והתיקיות של Google Drive הוא דיגיטלי.
פתח את Google Drive. בחר את התיקיה או הקובץ המשותפים ב- Docs, Sheets או Slides ולחץ על לַחֲלוֹק סמל בפינה השמאלית העליונה. כאשר לבעלים המשוער אין גישה לשיתוף ... הזמין על ידי הקלדת כתובת הדוא'ל בשדה 'שתף עם אנשים וקבוצה'. לאחר מכן להציל .
חלונות 7 לא מזהה כונן קשיח חיצוני
לחץ על התפריט הנפתח לצד השם של האדם שברצונך להחזיק את הקובץ או התיקיה. בחר הפוך לבעלים .
התפקיד שלך מוחלף מבעלים לעורך לאחר העברת הבעלות. הודעה מוקפצת מתריעה כי 'הבעלים החדש יקבל הודעה ויכול להסיר אותך. אתה עלול גם לאבד את היכולת לשנות הגדרות שיתוף. '
שימו לב: לא ניתן להעביר בעלות על קובץ מסונכרן או מועלה (כמו קובץ PDF או קובץ תמונה).
5. כיצד לבקש גישה לקבצים משותפים?
כאשר אתה מנסה לגשת לקובץ באמצעות קישור משותף, ייתכן שתראה הודעה שאומרת 'אתה צריך גישה'.
לפעמים, הבעלים חולקים קישור לפני שהם קובעים את ההרשאות. כמו כן, ייתכן שתרצה לפתוח את הקובץ עם מזהה Google חלופי. קל לבקש גישה בלחיצה אחת.
על שולחן העבודה:
- פתח קישור לקובץ.
- לחץ על בקש גישה.
בנייד:
באמצעות אפליקציית Drive for Android או iOS, תוכל לבקש גישה בהקשה אחת כאשר תופיע ההודעה 'לא ניתן לגשת למסמך'. בקשת הרשאה תשלח דוא'ל לבעלים מתוך האפליקציה. בעלי קבצים מקבלים מיד הודעה ב- Android ו- iOS.
הורד: Google Drive עבור דְמוּי אָדָם | ios (חינם)
6. חפש משתף פעולה
קל לשתף מסמך עם 10 חברים. שיתוף זה עם 50 קריאות לתכנון נוסף. ניהול קבצים משותפים פירושו גם מעקב אחר איזה משתף פעולה שעובד על איזה מסמך.
לך ל הצג פרטים (לחץ על סמל 'אני' בסרגל הכלים). עיון ב פעילות הכרטיסייה כדי לראות במהירות אילו קבצים שיתפת לאחרונה.
לחץ על משותף איתי בסרגל הצד השמאלי של Google Drive. תקבל רשימה של כל המסמכים שאליהם אתה משתף גישה.
השתמש בחיפוש Google Drive ובמסננים המתקדמים שלו. יתרונות הפרודוקטיביות לא יפתיעו את מי שמכיר את מסנני Gmail.
השתמש בתיבת החיפוש בחלק העליון של Google Drive. החיפוש של Google Drive גם מחפש בגוף המסמך מילים שאתה רוצה שהוא יחפש.
תוכל לחפש במאה הדפים הראשונים של כל מסמכי טקסט או מסמכי PDF מבוססי טקסט שהעלית. תוכל גם לחפש טקסט הנמצא בעשרת הדפים הראשונים של כל קובצי PDF של תמונות. במקום לחפור בתיקיות השתמש בתכונה עוצמתית זו כדי להגיע במהירות לקובץ.
בזמן שהותך ב- Google Drive לחץ על מקש לחיצה קדימה כדי למקם את הסמן ממש בתיבת החיפוש. לחץ על החץ הנפתח הקטן בתיבת החיפוש כדי לחשוף את מסנני החיפוש הבסיסיים. למידת מספר פרמטרים ידניים יכולה לחסוך לך זמן.
לדוגמה: כדי למצוא מסמכים ששיתפת עם מישהו השתמש | _+_ |.
עזרה של Google יש את הרשימה המלאה בסעיף 'חיפוש מתקדם ב- Google Drive'.
7. פשט את השיתוף על ידי יצירת קבוצות אנשי קשר
עם אנשי קשר בדוא'ל, אינך צריך להגדיר הרשאות מסמך בודדות עבור חברי הצוות שלך. אתה יכול פשוט ליצור תוויות המהוות אוסף של אנשי קשר בקבוצות דוא'ל ספציפיות.
היכנס אנשי קשר של Google . בסרגל הצד השמאלי, לחץ על צור תווית .
תן לו שם תיאורי בהתאם לפרויקט הצוות. או כל דבר אחר שעושה אותם קלים לזכירה. אתה יכול תוויות שמות לפי הרשאות כדי שיהיה קל לזכור אותם. כל איש קשר יכול להיות חלק ממספר תוויות.
לדוגמה: Project.view או Project.edit
הזן את התוויות בשדה הגדרות שיתוף הקבצים או התיקיות ב- Google Drive.
8. עיין במספר הצפיות של מסמך משותף
Google שומרת היסטוריית גרסאות, אך אין דרך לראות כמה פעמים נצפה מסמך משותף. קיבלתי את התשובה לשאלה זו מזקן Exchange Exchange דִיוּן.
שלח את קישור המסמך שלך אל http://goo.gl שירות קיצור כתובות אתרים ולשתף את כתובת האתר הזו בלבד. שירות זה מספק מידע על כמה פעמים נלחץ על אותו קישור, שהוא קרוב ככל שתוכל כיום לדעת כמה פעמים ניגש למסמך שלך.
Google סגרה את התמיכה בקיצור כתובות אתרים משלה. אתה יכול להשתמש קצת במקום זאת. זה שימושי במקרים בהם ייתכן שתרצה לשתף מסמך בפומבי ולבדוק את התשובה. שים לב שמסמכים וקבצים ציבוריים מופיעים בתוצאות החיפוש.
כמה רעיונות לשיתוף בפומבי:
- העלה ושתף ספר אלקטרוני.
- בדוק את התגובה הראשונית למוצר יצירתי.
- שחרר מצגת שקופיות לצפייה ציבורית (כמו SlideShare).
- מצא תוכן חינוכי פתוח.
עֵצָה: אתה יכול להשתמש בחיפוש פשוט של אתר Google כדי לחפש מסמכים ציבוריים. לְמָשָׁל. אתר מילות מפתח: drive.google.com
9. שתף עם Slack
אם אתה עדיין לא עובד עם Slack, הגיע הזמן להציג זאת לצוות שלך. ישנן דרכים רבות לגרום לשירותים המועדפים עליך לעבוד עם Slack. אינטגרציה של Google Drive היא בין הפופולריות שבהן.
Slack מאפשר לך לייבא קבצי Google Drive ולשתף אותם באמצעות Slack. כל קבצי Google Drive המיובאים גם הם באינדקס על ידי Slack לחיפוש והתייחסות קלה. הקבצים אינם מאוחסנים ב- Slack --- הם ממשיכים להישאר בתיקיות Google Drive שלך. רפוי פועל כצינור.
דוגמא קטנה: הדבק קישור למסמך Google בחדר הצ'אט Slack. Slack מציג קטע תוכן מהקובץ מתחת לקישור לאחר שילובו. זה מועיל יותר מסתם שיתוף קישורים עיוורים.
מרכז עזרה רפוי מראה כיצד תוכל לחבר את Google Drive שלך ל- Slack בשתי דרכים פשוטות.
10. שתף את Google Docs מ- Microsoft Office
Google Drive לעומת Microsoft Word יכול להיות התמודדות יומית של שתי סוויטות משרדיות, אבל שתי תחנות הכוח סוף סוף משחקות יפה. תוכל להעלות קבצי Word, Excel ו- PowerPoint ל- Google Drive ולעבוד עליהם בענן כמו בכל קובץ משותף אחר של Google Drive.
כל העדכונים נשמרים בקבצים בפורמט המקורי שלהם. מסמכי Office המאוחסנים בכונן נשלטים גם על גירסאות. תוכל לעקוב אחר גירסאות קודמות של קובץ Office, או לחזור לגירסה ישנה יותר.
הזמנת אמזון לא הגיעה אך כתוב שנמסרה
אם אתה רוצה להשתמש בכלים ספציפיים של Google Drive כמו תוסף או תרגומים, פשוט הפוך את קובץ Microsoft למסמך Google. אחרת, אינך צריך לטרוח לשנות פורמט אחד למשנהו.
שיתוף קבצים ב- Google Drive קל
זה גם נהיה פשוט יותר. יש עוד כמה תוכל לשנות את הגדרות Google Drive כדי להפוך את זרימת העבודה שלך לחלקה יותר. הקדש זמן לתכונות השיתופיות של Google Drive מכיוון שההרמוניה של עבודת צוות תלויה בכך.
כגשר לשיתוף פעולה, Google Drive צריך להיות חלק מהגדרת העבודה מרחוק במשרד הביתי או בכל מקום אחר בעולם.
קרדיט תמונה: פאזל מאת רידו באמצעות Shutterstock
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל 6 חלופות קוליות: אפליקציות ספרי האודיו הטובות ביותר בחינם או הזולותאם לא בא לך לשלם עבור ספרי שמע, הנה כמה אפליקציות נהדרות המאפשרות לך להאזין להן בחינם ולפי חוק.
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- גוגל מסמכים
- כלי שיתוף פעולה
- ניהול קבצים
- שיתוף קבצים
- גוגל דרייב
- אחסון בענן
Saikat Basu הוא עורך המשנה לאינטרנט, Windows ופריון. לאחר הסרת הלכלוך של תואר שני במנהל עסקים וקריירה שיווקית ארוכת שנים, הוא נלהב כעת לעזור לאחרים לשפר את כישורי הסיפור שלהם. הוא משגיח על הפסיק האוקספורד החסר ושונא צילומי מסך גרועים. אבל רעיונות לצילום, פוטושופ ופרודוקטיביות מרגיעים את נשמתו.
עוד מסאיקט באסוהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה