Home-theater-designers
יצירת לוח זמנים לעבודה היא לֹא קַל. בין אם צוות העובדים שלך גדול עד כמה עשרות או קטן כקומץ, למצוא דרך להתאים לשעות של כולם, להגיע למינימום ולשמור על הצוות מרוצה זה קשה. למרבה המזל, Excel יכול לעזור להפוך אותו ל מִגרָשׁ קל יותר.
תבניות Excel נשארות אחד הכלים השימושים ביותר בהיסטוריה של המחשוב. הם מצוינים עבור ניהול משימות ופרויקטים , שמירה על סדר כספי , מעקב אחר התקדמות הכושר, ופשוט להישאר מאורגן באופן כללי - אבל תזמון הוא תחום אחד שבו Excel בֶּאֱמֶת זורחת.
5 טיפים חשובים בעת ביצוע לוח זמנים
לפני הצלילה לתהליך התזמון בפועל, זכור את השיקולים הבאים. הם יקלו על כל התהליך ויפחיתו את כמות הלחץ שמצטבר עליך. התזמון לעולם לא יהיה קל, אבל זה לא חייב להיות סיוט.
דע את העדפות העובד שלך. סוג ההעדפות שתוכל לקחת בחשבון בעת תזמון יהיה שונה מתחום לתחום (למשל קמעונאי לעומת מחסן), אך חשוב לפחות לנסות להתאים לעובדים שלך.
האם לחלק מהעובדים יש נטייה לקראת הבקרים? או אולי בערבים? כמה שעות כל עובד רוצה בשבוע? האם יש הגבלות על תזמון, כגון חוסר נכונות לעבודה בימי ראשון? האם לעובדים מסוימים יש סינרגיה ותאימות?
אתה לא יכול להכיל כל אחד , אבל זו מטרה טובה לירות עליה מכיוון שהיא יכולה לשפר את התפוקה והאווירה-אך הכי חשוב זה יבנה אמון, והאמון הולך יד ביד בכבוד.
עקוב אחר בקשות היעדרות של עובדים. כאילו זה לא מספיק קשה ללהטט בין כל ההעדפות של העובד שלך, יש נושאים תלויי זמן שצצים מדי פעם. לדוגמה, מישהו צריך כמה ימים כדי לצאת לחופשה או להתאבל על בן משפחה אבוד.
למרבה המזל, ניתן לפשט זאת באמצעות כלי רב תכליתי כמו יומן Google או תוסף לוח שנה עבור Thunderbird. אפליקציית רשימת מטלות איכותית כמו טודואיסט (סיבות לשדרג ל- Todoist Pro), WorkFlowy (סקירת WorkFlowy שלנו), או רשימת וונדרס (שֶׁלָנוּ סקירת Wunderlist ) יכול גם לעבוד טוב.
הכינו את לוח הזמנים מבעוד מועד. ברור שאי אפשר להצליח גַם הרבה לפני הזמן במקרה שהמצבים משתנים, אך בהחלט הימנע מהמתנה עד יום קודם. כלל אצבע טוב הוא כשבוע מראש.
אם רק הדחיינות הייתה כה קלה לנצח, נכון? כולם נאבקים לבצע דברים במידה מסוימת, וזו הסיבה שכתבנו הרבה על אסטרטגיות נגד דחיינות, הימנעות מהפרעות באינטרנט וממש להתגבר על הדחיינות.
על ידי קביעת לוחות הזמנים מבעוד מועד, אתה נותן לעצמך חדר נשימה למקרה שיהיה צורך לבצע שינויים פתאומיים.
הקצה תחילה את המשמרות החשובות ביותר. ב'חשוב ביותר ', אנו מתכוונים ל'בלתי סחיר'. אם מישהו בהחלט צריך לעבוד במשמרת מסוימת, מלא אותו קודם והנח אותו באבן. לאחר מילוי כל המשמרות הדרושות, קל יותר לערבב ולהתאים את המשמרות הנותרות עם עובדים זמינים.
ותמיד זכור לפחות מקרה אחד. באופן אידיאלי היית יוצר לוחות זמנים מרובים (למשל תוכנית א ', תכנית ב' וכו ') אבל זה יכול לקחת הרבה זמן, כך שלכל הפחות עליך לזהות את העובדים שהסבירות הגבוהה ביותר שלהם תיפול ותהיה להם תכנית גיבוי במקרה שהם עושים.
הפוך את לוח הזמנים לנגיש בקלות. לאפשר לעובדים שלך לראות את לוח הזמנים מראש טוב משתי סיבות: הם יכולים להצביע על טעויות והם יעריכו את הראש כך שיוכלו לתכנן את השבועות שלהם סביב לוח הזמנים.
כיצד למחוק חשבון מקושר
מכיוון שאנו הולכים להשתמש בתבניות Excel ליצירת לוחות הזמנים של העבודה שלנו, האפשרות המועדפת היא להעלות אותן ישירות ל- Google Drive. הוא יומר לחלופת הגיליון האלקטרוני של Google ויאפשר לך לשתף אותו כך שאחרים יוכלו לראות. שימו לב לטיפים אלה לשיתופי Google Sheets אם אתם חדשים בזה.
ואל תדאג לגבי האבטחה. אלא אם כן אתה מטפל בסודות ממשלתיים, Google Sheets מאובטח מספיק למשתמשים יומיומיים כמוך וכמוני.
הורדות תבנית אקסל בחינם
אם הטיפים האלה לא נמצאים בדרך, להלן קומץ תבניות אקסל מדהימות שתוכננו במיוחד כדי לעזור למעסיקים לתכנן לוחות זמנים של עובדים לשבוע. זו עדיין תהיה עבודה קשה, אבל הרבה יותר קל אם אתה משתמש באחת מהתבניות האלה.
תבניות זמינות כקובצי XLSX עבור Excel 2007 וגירסאות מאוחרות יותר.
לוח משמרות עבודה מקיף
לוח הזמנים של משמרות העבודה על ידי גיליון אלקטרוני 123 היא אחת התבניות המקיפות יותר שיש. זה מספיק טוב כדי להתחרות בכמה מתוכנות התזמון הזמינות להורדה באינטרנט, אך איכשהו תבנית זו זמינה ללא תשלום.
כאשר אתה פותח אותו, תמצא גיליונות שונים עבור: רישום עובדים, לוח משמרות עבודה, כרטיס זמן, תקציב שכר, נוכחות, תפוסה, הגדרות ועזרה. דף העזרה הוא מיני הדרכה שתראה לך כיצד להתחיל עם לוח הזמנים.
בכנות, אנו ממליצים בחום על זה. יש לנו עוד כמה הצעות מתחת להצעה זו, אך אף אחת מהן לא טובה וכדאי לבדוק אותן רק אם זו מסובכת מדי עבור מה שאתה רוצה לעשות (וזו בהחלט תלונה תקפה).
הורד: לוח משמרות עבודה
לוח משמרות שבועי
לוח משמרות שבועי זה עד מערכות ניהול עסקים אולי לא מקיף כמו זה שלמעלה, אבל זה נהדר עבור קבוצות קטנות יותר. זה פשוט יותר, מה שאומר שזה יותר קל ללמידה וקל יותר לשימוש. מומלץ מאוד למי שרוצה מתזמן באמצע הדרך.
הוא כולל שלושה גיליונות: לוח זמנים, משמרות ועובדים. כל שעליך לעשות הוא לרשום את עובדיך ואת תעריפי השעה שלהם בגיליון העובדים. לאחר מכן הגדר את זמן ההתחלה ושעת הסיום עבור כל משמרת זמינה בגיליון המשמרות. לאחר מכן, גיליון לוח הזמנים האוטומטי הופך למובן מאליו.
החיסרון היחיד הוא שהוא יכול להגיע עד 20 עובדים ו -9 משמרות מוגדרות בלבד, מה שהופך אותו נהדר לפעולות קטנות ובינוניות, אך בלתי סביר עבור חברות גדולות יותר.
הורד: לוח זמנים לעובדים
לוח משמרות יומי
אולי אינך צריך את כל הפעמונים והשריקות האוטומטיות המצורפות לשתי התבניות שהוזכרו לעיל. אולי אתה מעדיף לעשות דברים באופן ידני ככל האפשר וכל מה שאתה צריך הוא לוח זמנים בסיסי באמת להתעסק איתו. אם כן, השתמש באחד המסופק על ידי Vertex42 .
התבנית הזו לא עובדת כל לעבוד בכלל. מטרתו היחידה היא לתת לך לוח זמנים שתוכנן מראש שתוכל למלא ביד. כשתסיים, תוכל להדפיס אותו (או להעלות אותו לרשת) כך שכולם יראו, וקל מספיק להתחיל מחדש כל שבוע.
הורד: תבנית לוח הזמנים של Shift
Excel הופך את חייך לקלים יותר
אל תהסס לשנות את התבניות הללו לצרכיך, אם הן אינן מושלמות עבורך לחלוטין (כל עוד אינך מחלק אותן מחדש). אם ברצונך להתאים אישית, אך אינך יודע היכן להתחיל, מומלץ ללמוד תחילה נוסחאות אקסל.
ולפני שאתה הולך להדפיס את לוחות הזמנים שהושלמו, בדוק את אלה טיפים להדפסת גיליונות אקסל כדי לוודא שהכל יוצא כמו שצריך.
איזו תבנית הכי אהובה עליכם? האם התגעגענו לטובים? האם יש לך עצות או טריקים לתזמון העובדים שלך? שתף אותנו בתגובות למטה!
זיכויים לתמונות: גיליון שבועי מאת אנדריי_פופוב באמצעות Shutterstock, תזמון משימות מאת אמונה באמצעות Shutterstock, איור תחנת עבודה מאת אמונה באמצעות Shutterstock, לוח זמנים ריק מאת xtock באמצעות Shutterstock
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל האם כדאי לשדרג ל- Windows 11 באופן מיידי?Windows 11 יגיע בקרוב, אך האם עליך לעדכן בהקדם האפשרי או לחכות מספר שבועות? בוא נגלה.
מה לעשות אם שכחתי את סיסמת האייפון שליקרא הבא נושאים קשורים
- פִּריוֹן
- ניהול זמן
- Microsoft Excel
- ניהול פרוייקט
- תבניות משרד
ג'ואל לי הוא העורך הראשי של MakeUseOf מאז 2018. יש לו תואר B.S. במדעי המחשב ומעל תשע שנות ניסיון בכתיבה ועריכה מקצועיות.
עוד מאת ג'ואל ליהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה