כיצד ליצור את ציר הזמן הראשון שלך לניהול פרויקטים ב -7 שלבים פשוטים

האם אתה חושב כיצד תבצע את הפרויקט שלך? איך מתחילים? האם תעמוד בלוחות הזמנים? המחשבות האלה מעוררות חרדה עוברות לך בראש. למרות תוקפם, הם לא צריכים להאט אותך.

בעזרת הכלים הנכונים תוכל להשלים את הפרויקט שלך. שימוש בציר זמן לניהול פרויקטים יכול לעזור לך לזכות בפרויקט שלך. הכלי עוזר לך למפות את הפרויקט שלך ומבטיח שיש לך אסטרטגיה ברורה כיצד תתמודד עם זה. תוכל ליצור את ציר הזמן לניהול הפרויקטים שלך על ידי ביצוע מדריך זה.

1. טיוטת תמצית פרויקט

כדי לוודא שכולם בפרויקט שלך נמצאים באותו דף, התחל בניסוח תמצית פרוייקט. תמצית הפרויקט היא סיכום מהיר של הפרויקט. תחשוב על זה כגרסה מרוכזת של תוכנית הפרויקט שלך. זה אמור לענות על השאלות:

מה מטרת הפרויקט?
מהן מטרות הפרויקט?
מהן אבני הדרך העיקריות?
כמה זמן ייקח להשלים את הפרויקט?
כמה התקציב?

שמור על זה בקצרה כדי לא להציף את בעלי העניין בפרויקט עם פרטים מיותרים. זה יהיה המסמך שאליו מתייחסים בעלי העניין של הפרויקט וחברי הפרויקט לעתים קרובות ככל שהפרויקט נמשך.

2. צור מבנה פירוט עבודה

לאחר יצירת תקציר הפרויקט שלך, עליך ליצור תוכנית פעולה בכדי להפעיל את הפרויקט. תוכנית פעולה זו נקראת מבנה התמוטטות עבודה (WBS). במקום לכתוב כל פעולה שיש לבצע כדי לסיים פרויקט, ה- WBS מתמקד בתוצאות וציוני דרך. הכללים ליצירת WBS הם:

כיצד להעתיק מוסיקה לאייפוד למחשב

כלל 100%: כל העבודה הנמצאת ב- WBS חייבת להיות 100% הכרחית להשלמת יעדי הפרויקט. לא אמורה להיות בו כל עבודה לא קשורה או מיותרת. כמו כן, יש צורך במשימות משנה ב -100% להשלמת משימת הורה.
בלעדי הדדי: אין לתת דין וחשבון על כל עבודה פעמיים. אתה תפר את חוק 100% ויהיה לך חישוב שגוי בעת חישוב המשאבים הנדרשים להשלמת הפרויקט.
תוצאות, לא פעולות: ההתמקדות העיקרית שלך צריכה להיות בתוצאות ולא בפעולות. לדוגמה, אם אתה בונה בית, אחד שניתן לבצע הוא הבסיס. השלבים בהגשה זו יהיו בחירת אתר, חפירה, התקנה ואיטום כף הרגל. לכן, אל תלך לאיבוד בפעולות אלה, אלא התמקד בתוצאה, שיש לה יסוד.
חוק 8/80: כלל זה קובע כי משימה צריכה להימשך לא פחות מ -8 שעות לביצוע, וגם לא צריכה להימשך יותר מ -80 שעות. בעת החלת כלל זה, אם העבודה לוקחת יותר מ -80 שעות, פרק אותה עוד יותר לחבילת עבודה פחותה.
לְהַקְצוֹת: עליך להקצות משימה לאדם או לצוות ספציפי. אם ה- WBS שלך יסודי, לא צריכה להיות חפיפת עבודה בין אנשים או צוותים.

3. צור מסגרת זמן

לאחר שיצרת את מבנה התפלגות העבודה שלך, הקצה זמן להשלמת כל משימה. למשימות, אתה לא תעשה את עצמך, התייעץ ישירות עם האנשים שיעשו זאת. שאל אותם מה הם צריכים לעשות את העבודה וכמה זמן הם יצטרכו.

אל תהיה אופטימי מדי בעת ביצוע פעולה זו. צור איזון בין מתן מספיק זמן לביצוע המשימות לבין הישארות במסגרת הזמן הכוללת של הפרויקט. אפשר קצת מקום לטלטל גם במצבים לא צפויים.

4. לוח זמנים בתלות

כעת אתה יודע כמה זמן יידרש לסיים כל משימה. אך מה לגבי משימות התלויות זו בזו? לעתים קרובות ישנם מספר רצפים למשימה שתלויה זה בזה.

בדרך כלל ישנם ארבעה סוגי תלות בפרויקט בניהול פרויקטים. אלו הם:

סיום להתחלה : המשימה הראשונה חייבת להסתיים לפני שהמשימה השנייה יכולה להתחיל.
סיום-לסיים : לא ניתן להשלים את המשימה השנייה לפני שהמשימה הראשונה תושלם. לדוגמה, אם אתה עושה חיווט חשמלי לבית, אינך יכול להניח את החוטים עד לבדיקה.
התחלה להתחלה : משימות עוקבות לא יכולות להתחיל לפני שהמשימה הראשונה מתחילה. לדוגמה, לא ניתן ליישר רצפת בטון עד שיוצקים את הבטון.
מההתחלה לסוף : המשימה הראשונה צריכה להתחיל לפני שהמשימה השנייה תושלם. לדוגמה, אם אתה משדרג לתוכנה חדשה, תתחיל להתקין את התוכנה החדשה לפני שתוריד את התוכנה הישנה.

לכן, וודא שאתה מזהה את אופי התלות שיש בידך ולאחר מכן עבד עליהן. במצבים מסוימים, התלות היא תהליכים מורכבים יותר, אז צור תרשים זרימה , מסלולי שחייה או קידוד צבעים שיעזרו לך לדמיין ולזהות אותם.

5. צור ציר זמן בסיס

עכשיו הגיע הזמן לדמיין את ציר הזמן של הפרויקט שלך. ישנם מספר כלים לניהול פרויקטים בהם תוכל להשתמש כדי לבנות את ציר הזמן של הפרויקט שלך. ה עבור רוב הפרויקטים הוא תרשים Gantt .

תרשים Gantt נותן לך תמונת מצב מהירה של הפרויקט שלך, תאריכי התחלה וסיום של משימות, אבני דרך מרכזיות, תלות ותפקיד של כל משימה. התרשימים של גאנט הם אינטראקטיביים וניתנים לעדכון ועריכה בזמן אמת. כלים אחרים של ציר הזמן בהם תוכל להשתמש כדי לבנות ולנהל את ציר הזמן שלך הם ציר הזמן ההיסטורי וציר הזמן התרשים האנכי.

6. שלח אותו

שתף את ציר הזמן עם כל בעלי העניין בפרויקט. זה ירגש אותם לראות תוכנית פעולה ברורה לפרויקט. הם גם ירצו לשקול ולהציע הצעות כיצד ניתן לשפר כמה דברים בפרויקט. היו פתוחים למשוב.

7. שנה לפי הצורך

פרויקט הוא דבר חי וימשיך להשתנות ולהתפתח ככל שהוא יתפתח. זה לא בהכרח דבר רע. זה רק אומר שאתה צריך להסתגל ככל שהדברים משתנים.

הדבר הטוב הוא שכאשר כבר יש לך ציר זמן, תהיה לך יותר יכולת לשלב את השינוי. כמו כן, הקפד לתקשר את השינויים בזמן אמת עם כל בעלי העניין בפרויקט.

יצירת ציר הזמן לניהול הפרויקטים שלך

יצירת ציר הזמן הראשון לניהול הפרויקטים יכולה להיות מרתיעה. עם זאת, בשלבים שלעיל, תוכל ליצור ציר זמן מוקפד ולספק את הפרויקט שלך בהצלחה. לכן, הקפד ליישם את הקו המנחה לעיל ולקבל ציר זמן כוכבי.

לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל 9 טעויות נפוצות בניהול פרויקטים (ומה לעשות במקום זאת)

רוצה להשלים פרויקטים גדולים בלי ניהול כושל או מעבר לתקציב? להלן מספר טיפים שיעזרו לך להימנע מטעויות אלו.

קרא הבא נושאים קשורים

פִּריוֹן
ניהול פרוייקט
כלי שיתוף פעולה
ניהול זמן

על הסופר הילדה מונג'ורי(22 מאמרים פורסמו)

הילדה היא כותבת טכנולוגיה עצמאית ונהנית להתעדכן בטכנולוגיה וחידושים חדשים. היא גם אוהבת למצוא פריצות חדשות כדי לחסוך זמן ולהקל על העבודה. בזמנה הפנוי תמצא אותה מטפלת בגן הירק שלה.

כיצד להתקין arch linux על virtualbox

עוד מאת הילדה מונג'ורי

הירשם לניוזלטר שלנו

הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!

לחצו כאן להרשמה