Home-theater-designers
Google Drive הוא כלי פרודוקטיבי ושיתוף פעולה פנטסטי. עם זאת, ברגע שאתה מתחיל להשתמש בו הרבה, קשה יהיה לשמור על הכל מסודר.
למרבה המזל, Google Drives מציעה דרכים רבות להקל על מציאת מבוקשכם. להלן מדריך לארגון Google Drive לצמצום בזבוז זמן בחיפוש אחר מידע.
1. התקנה בסיסית והוספת קבצים של Google Drive
כמו חוקרי קבצים רגילים, Google Drive מאפשר לך לארגן את הקבצים שלך באמצעות תיקיות, דבר שימושי אם אתה עובד על פרויקטים נפרדים. מה שעושה את זה קצת מסובך הוא שהקבצים שלך יכולים להופיע משני מקורות שונים.
תראה אלה מופיעים בסרגל הצד ב אפליקציית אינטרנט של Google Drive . הכונן שלי מחזיק קבצים ששמרת ב- Drive, תוך כדי משותף איתי אוספת תוכן שאחרים הזמינו אותך לגשת ל- Drive . אלה עשויים לכלול תיקיות לשיתוף פעולה בצוות, תיקיות Drive ציבוריות המשמשות להפצה ודומות להן.
אתה גם תראה מחשבים כאן אם אתה משתמש בתכונת הגיבוי של Google Drive, אך זוהי פונקציה נפרדת, כך שהיא לא ממש חלה כעת.
קובץ שאתה רוצה למצוא עשוי להיות תחת אחת מהקטגוריות האלה, מה שמקשה על האיתור באמצעות גלישה. כדי לפשט זאת, תוכל להוסיף קיצורי דרך לקבצים או לתיקיות משותפים בכונן שלך. לעשות זאת על ידי לחיצה וגרירה של קובץ אל הכונן שלי בסרגל הצד, או לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר הוסף קיצור דרך ל- Drive . תוכל למקם את קיצור הדרך בכל מקום שתרצה ב- Drive שלך.
הקובץ יישאר במיקומו המקורי, אך קיצור הדרך ב- Drive מאפשר לך לגשת אליו בקלות מהיררכיה משלך. זה מונע ממך צורך לדשדש דרך נתונים משותפים.
2. מיין לפי תאריך וגורמים אחרים
זהו טיפ בסיסי, אך הוא דורש הסבר מכיוון שאולי לא ברור מיד היכן למצוא אותו. תמצא את האפשרות לשנות את מיון הקבצים בפינה השמאלית העליונה של תצוגת הקבצים הנוכחית. היא מופיעה כשיטת המיון הנוכחית, כגון שֵׁם .
לחץ על טקסט זה כדי להגדיר שיטת מיון אחרת, כגון שונה לאחרונה אוֹ נפתח לאחרונה על ידי . השתמש גם בחץ כדי לשנות בין מיון עולה ויורד.
למרות שזה פשוט, זוהי דרך נוחה להבין במהירות תיקיה עם מאות קבצים.
3. בחר קבצים מהר יותר
כמו חוקרי קבצים רבים, Google Drive מאפשר לך להשתמש מִשׁמֶרֶת ו Ctrl בשילוב עם קליקים, כמו גם לחיצה וגרירה, לבחירת קבצים מרובים.
לְהַחזִיק Ctrl ולחץ על מספר קבצים כדי לבחור את כולם. לבחירת קבצים הנמצאים בשורה, לחץ על הראשון ולאחר מכן לחץ על האחרון תוך החזקת הקבצים מִשׁמֶרֶת . לחיצה וגרירה היא חלופה קלה לכך אם אתה מעדיף.
זכור כי תוכל לשנות את תצוגת הקבצים באמצעות הלחצן בפינה השמאלית העליונה, שמופיע מעל אפשרות המיון ולצד מידע סמל. השתמש בו כדי לשנות בין תצוגות רשימה לרשת, מה שיכול להקל על בחירת קבוצת קבצים.
4. השתמש בכלי חיפוש מתקדמים
חיפוש קובץ באמצעות סרגל החיפוש בראש המסך היא הדרך הטובה ביותר למצוא משהו שאיבדת. השימוש בכלים המתקדמים שנמצאים במרחק של כמה קליקים בלבד הופך אותו ליעיל עוד יותר.
כאשר אתה לוחץ על סרגל החיפוש, אתה יכול לבחור סוג קובץ, כגון מסמכי PDF אוֹ גיליונות אלקטרוניים , להצגת קבצים מסוג זה בלבד.
תבחין שכאשר תלחץ על אחד מאלה, סוג: מצגת או דומה יופיע בשורת החיפוש. כדי לפרט יותר, נסה להזין מונח חיפוש לצד הסוג. זה מקל על צמצום החיפוש אם אתה יודע איזה סוג של תוכן אתה מחפש.
בנוסף, תוכל ללחוץ עוד כלי חיפוש בתחתית תפריט בחירת סוג הקובץ (או החץ הקטן מימין לתיבת החיפוש) כדי לראות אפשרויות חיפוש מתקדמות. אלה מאפשרים לך לפרט לפי קריטריונים כמו תאריך שינוי, בעלים ועם מי הוא שותף.
אם אתה מאחסן המון קבצים ב- Drive ולא זוכר איפה אתה שם את רובם, החיפוש יהפוך לחבר הכי טוב שלך.
5. השתמש בצבעים וכוכבים ליצירת קטגוריות
למרות שאתה יכול ליצור היררכיות עמוקות של תיקיות, לפעמים קל יותר להשתמש במערכת ויזואלית יותר. על ידי לחיצה ימנית על תיקיה, אתה יכול לבחור שנה צבע ולהקל על הזיהוי במבט חטוף.
במקום האפור הסטנדרטי (והמשעמם) לכל דבר, הרבה יותר קל לאתר תיקיה בצבע בהיר בין המוני תיקיות אחרות ב- Drive שלך. נסה להחיל צבע רק על התיקיות החשובות ביותר שלך, או להשתמש במערך צבעים עבור סוגי תוכן דומים.
כשלב דומה, תוכל גם לסמן פריטים על ידי בחירה הוסף לכוכב בתפריט לחיצה ימנית. כדי לראות כל קובץ ותיקיה שסימנת בכוכב, לחץ על כיכב בתפריט השמאלי. שמור כוכבים לנתונים החשובים ביותר שלך ותמיד תדע היכן לחפש אותם.
6. תצוגה מקדימה של מסמכים כדי לסרוק אותם במהירות
רוצה תזכורת מהירה בקובץ כדי שתוכל להיות בטוח שיש לך את הקובץ הנכון? כאן שימושי כפתור התצוגה המקדימה. בחר קובץ ולחץ על עַיִן סמל בפינה השמאלית העליונה בסרגל הכלים שמופיע. פעולה זו תיצור תצוגה מקדימה מהירה כך שתוכל להסתכל על הקובץ מבלי לפתוח אותו במלואו.
כיצד למצוא בעלים של מספר טלפון בינלאומי
זה יכול לקחת שנייה לטעון אבל הוא עדיין מהיר יותר מאשר פתיחת הקובץ במלואו. אם תוכל לערוך את הקובץ שהצגת בתצוגה מקדימה (כגון מסמכי Google Docs או גיליונות אלקטרוניים) תראה פתיחה באמצעות [אפליקציה] קישור למעלה.
7. בדוק את גרסאות העריכה והעריכה מהאחסון שלי
עבור קבצים שבבעלותך ב- Drive, תוכל לבדוק גירסאות קודמות ולראות מי ביצע שינויים בקובץ. לחץ לחיצה ימנית על משהו ובחר נהל גרסאות לסקור (ולהוריד) גרסאות ישנות יותר של אותו קובץ, כמו גם להעלות גרסה חדשה.
בינתיים, לחץ לחיצה ימנית על קובץ ובחר הצג פרטים לפתיחת לוח מימין עם מידע על הקובץ. עבור אל פעילות בכרטיסייה כדי לראות מה קרה איתה לאחרונה, כגון אנשים שעושים שינויים או משתפים את המסמך.
8. נסה אפליקציות שיעזרו לך להתארגן הלאה
אם הפקדים המובנים אינם מספיקים, תוכל גם לחבר אפליקציות של צד שלישי ל- Google Drive לקבלת פונקציונליות רבה יותר. כדי לעיין באלה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ובחר פתח באמצעות> חבר אפליקציות נוספות .
זה יפתח את השוק, שבו תוכל לעיין בתוספות שעובדות עם Google Drive. תסתכל בהם ותראה אם אתה מוצא מישהו מפתה. כדי להתחיל, עיין ברשימה שלנו הכלים הטובים ביותר עבור Google Drive .
9. מיני עצות לארגון Drive
אנו משאירים לך שורה של טיפים קטנים יותר שיכולים גם לעזור לך לארגן את תוכן ה- Drive שלך:
- נסה להשתמש באמוג'י בשמות התיקיות שלך . ב- Windows, לחץ על Win + Period כדי להזין אמוג'י, שעובד בשמות תיקיות Google Drive. בשילוב עם צבעי תיקיות, אלה יכולים לסייע לאנשים בעלי חזות גבוהה במיוחד.
- השתמש בהאשטאגים כתגיות מאולתרות . ל- Google Drive אין תכונת תיוג מתאימה, כך שתוכל ליצור בעצמך באמצעות hashtags. אמנם לא נתמך רשמית, אך מוסיף #חָשׁוּב אוֹ #לְמַמֵן למסמכים רלוונטיים מאפשר לך לראות הכל במקום אחד בחיפוש מהיר.
- השתמש במוסכמות שמות חכמות . אם אתה רוצה שקבצים תמיד יופיעו בסדר מסוים, השתמש 001 או דומה בתחילת שמם לארגון קל. כמו כן, הקפד לשמור על שמות הקבצים קצרים מספיק בכדי שיהיה אפשר לנהל אותם, אך אל תשכח לכלול מילות מפתח שיהפכו אותן בקלות לחיפושים בהמשך הדרך.
ארגון אפקטיבי של Google Drive הוא חיוני
עכשיו אתה יודע כמה מהדרכים הטובות ביותר לשמור על כל מה שיש ב- Google Drive שלך תחת שליטה. שמירה על גישה נוחה לקבצים שלך היא חיונית, במיוחד כאשר יש לך מאות קבצים מפוזרים על פני עשרות תיקיות.
כדי להשתלט על Google Drive, עליך לדעת כיצד לתקן בעיות נפוצות בתוכנה.
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל 10 בעיות נפוצות ב- Google Drive (וכיצד לפתור אותן)נתקלת בבעיות ב- Google Drive? נסה את הטיפים, התיקונים והפתרונות הבאים לפתרון בעיות ב- Google Drive.
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- ניהול קבצים
- תוכנת ארגון
- גוגל דרייב
בן הוא סגן עורך ומנהל Onboarding ב- MakeUseOf. הוא עזב את עבודת ה- IT שלו בכדי לכתוב משרה מלאה בשנת 2016 ומעולם לא הסתכל לאחור. במשך שבע שנים הוא מכסה הדרכות טכניות, המלצות למשחקי וידאו ועוד כסופר מקצועי.
עוד מאת בן שטגנרהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה