Home-theater-designers
בעת מילוי גיליונות אלקטרוניים, תכונות המילוי האוטומטי של Excel הן הדרך היעילה ביותר לחסוך זמן. רוב האנשים לא מבינים שהם יכולים להפוך דברים רבים שהם עושים באופן ידני ב- Excel.
לדוגמה, אולי תרצה להחיל נוסחה רק על כל שורה שנייה או שלישית כאשר אתה גורר למטה למילוי אוטומטי. או שאולי אתה רוצה למלא את כל החסר בתוך גיליון. מאמר זה יראה לכם חמש מהשיטות היעילות ביותר לאוטומציה של מילוי עמודות.
1. מילוי אוטומטי של כל תא אחר ב- Excel
כל מי שהשתמש באקסל במשך זמן מה יודע כיצד להשתמש בתכונה מילוי אוטומטי למילוי אוטומטי של תא Excel המבוסס על תא אחר.
אתה פשוט לוחץ והחזק את העכבר בפינה הימנית התחתונה של התא וגורר אותו כלפי מטה כדי להחיל את הנוסחה בתא זה על כל תא שמתחתיו (בדומה ל- העתקת נוסחאות באקסל ).
במקרה בו תא ראשון הוא רק מספר ולא נוסחה, Excel היה ממלא את התאים באופן אוטומטי על ידי ספירה כלפי מעלה באחד.
עם זאת, מה אם אינך רוצה ליישם את נוסחת המילוי האוטומטי של Excel על כל תא שמתחתיו? לדוגמה, מה אם אתה רק רוצה שכל תא אחר יאכלס באופן אוטומטי וישרשר את השם הפרטי ושם המשפחה, אך אתה רוצה להשאיר את שורות הכתובת ללא פגע?
כיצד לאכלס אוטומטית כל תא אחר ב- Excel
אתה יכול לעשות זאת על ידי שינוי קל של הליך המילוי האוטומטי שלך. במקום ללחוץ על התא הראשון ולאחר מכן לגרור אותו מהפינה הימנית התחתונה, אתה תסמן במקום זאת את שני התאים הראשונים. לאחר מכן, הנח את העכבר בפינה הימנית התחתונה של שני התאים עד שהסמן משתנה ל- ' + '.
כעת החזק וגרור אותו כלפי מטה בדיוק כפי שהיית עושה בדרך כלל.
Excel כבר לא ממלא אוטומטית כל תא בודד המבוסס על התא הראשון, אך כעת הוא ממלא רק כל תא שני בכל בלוק.
כיצד מטפלים בתאים אחרים
מה אם התאים השניים האלה אינם ריקים? ובכן, במקרה זה, Excel תחיל את אותם הכללים בתא השני של הבלוק הראשון שהדגשת גם על כל תא אחר.
לדוגמה, אם בתא השני יש '1', אקסל תמלא אוטומטית כל תא אחר על ידי ספירה עד 1.
אתה יכול רק לדמיין כיצד גמישות זו יכולה לשפר במידה רבה את מידת היעילות שלך למלא נתונים באופן אוטומטי בגיליונות. זו אחת הדרכים הרבות שאקסל עוזרת לך לחסוך זמן תוך התמודדות עם הרבה נתונים.
הפורמט הטוב ביותר לכונן קשיח חיצוני mac
2. מילוי אוטומטי לסיום הנתונים ב- Microsoft Excel
דבר אחד שאנשים נתקלים בו לעתים קרובות בעת עבודה על דפי עבודה של Excel בסביבה ארגונית הוא התמודדות עם דפי עבודה מאסיביים.
קל מספיק לגרור את סמן העכבר מלמעלה לתחתית סדרה של 100 עד 200 שורות על מנת למלא את העמודה הזו באופן אוטומטי. אבל מה אם יש בעצם 10,000 או 20,000 שורות בגיליון האלקטרוני? גרירת סמן העכבר כלפי מטה על פני 20,000 שורות תימשך זמן רב.
יש טריק מהיר להפוך את זה ליעיל יותר. כך תוכל לאכלס אזורים גדולים באופן אוטומטי ב- Excel. במקום לגרור עד העמודה, פשוט החזק את מקש Shift במקלדת.
כעת תבחין כאשר אתה מציב את העכבר בפינה הימנית התחתונה של התא, במקום סמל פלוס, זהו סמל בעל שני קווים אופקיים, מקבילים.
עכשיו, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לחץ לחיצה כפולה סמל זה ואקסל ימלאו באופן אוטומטי את כל העמודה, אך רק עד למקום שבו יש בעמודה הסמוכה למעשה נתונים.
הטריק הזה יכול לחסוך אינספור שעות מבוזבזות בניסיון לגרור את העכבר למטה על פני מאות או אלפי שורות.
3. מלא את החסר
תארו לעצמכם שהוטלו עליכם ניקוי גיליון אלקטרוני של Excel, והבוס שלכם רוצה שתעשו זאת להחיל נוסחה ספציפית לכל תא ריק בעמודה.
אינך יכול לראות תבנית ניתנת לחיזוי, כך שאינך יכול להשתמש בטריק המילוי האוטומטי של 'כל שני x' למעלה. בנוסף, גישה זו תמחק את כל הנתונים הקיימים בעמודה. מה אתה יכול לעשות?
ובכן, יש עוד טריק שאתה יכול להשתמש בו למילוי בלבד תאים ריקים עם מה שאתה אוהב.
בגיליון שלמעלה, הבוס שלך רוצה שתמלא כל תא ריק עם המחרוזת 'N/A'. בגיליון עם כמה שורות בלבד, זה יהיה תהליך ידני קל. אבל בגיליון עם אלפי שורות, זה ייקח לך יום שלם.
אז אל תעשה את זה ידנית. פשוט בחר את כל הנתונים בעמודה. לאחר מכן עבור אל בית בתפריט, בחר את מצא ובחר סמל, בחר לך לספיישל .
בחלון הבא, בחר ריק .
בחלון הבא תוכל להזין את הנוסחה בתא הריק הראשון. במקרה זה, פשוט תקליד N/A ולאחר מכן לחץ על Ctrl + Enter כך שאותו הדבר חל על כל תא ריק שנמצא.
אם אתה רוצה, במקום 'לא רלוונטי', תוכל להקליד נוסחה לתא הריק הראשון (או ללחוץ על הערך הקודם כדי להשתמש בנוסחה מהתא ממש מעל לתא הריק).
כאשר אתה לוחץ Ctrl + Enter , היא תחיל את אותה נוסחה על כל התאים הריקים האחרים. ניקוי של גיליון אלקטרוני מבולגן יכול להיות די מהיר וקל בעזרת תכונה זו.
כיצד לגשת לביוס במחשב נייד
4. מלא עם מאקרו ערך קודם
הטריק האחרון הזה למעשה לוקח כמה צעדים. אתה צריך ללחוץ על חבורה של פריטי תפריט - וצמצום הקליקים הוא מה שחשוב להתייעל, נכון?
אז בואו ניקח את הטריק האחרון צעד אחד קדימה. בואו להפוך אותו לאוטומטי עם מאקרו. המאקרו הבא בעצם יחפש בעמודה ויחפש תא ריק. אם הוא ריק, הוא יעתיק את הערך או הנוסחה מהתא שמעליו.
ליצירת המאקרו, לחץ על מפתח בתפריט ולחץ על פקודות מאקרו סמל.
תן שם למאקרו ולאחר מכן לחץ על צור מאקרו לַחְצָן. פעולה זו תפתח חלון של עורך קודים. הדבק את הקוד הבא בפונקציה החדשה.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
הגישה בתסריט שלמעלה היא להפוך אותו לגמיש, כך שזה יאפשר למשתמש בגיליון לציין באיזה עמודה ושורה להתחיל. אז עכשיו, כשיש לך גיליון שנראה כך:
לאחר שתמלא את התא הריק באותה נוסחה כמו התא שמעליו, תוכל להריץ את המאקרו כדי למלא את החסר בעמודה G.
לאחר שתענה על ההנחיות להתחלת העמודה והשורה, היא תמלא את כל הפערים בעמודה זו מבלי לגעת בנתונים הקיימים.
זה בעצם מילוי אוטומטי של העמודה תוך השארת הנתונים הקיימים לבד. זה לא פשוט לעשות זאת על ידי גרירת העכבר למטה בעמודה, אך באמצעות הגישה המונעת בתפריט שתוארה לעיל או בגישת המאקרו המתוארת בסעיף זה, זה אפשרי.
5. מאקרו החישובים האיטרטיביים
חישובים איטרטיביים מבוססים על תוצאות השורות הקודמות. לדוגמה, רווח החברה בחודש הבא עשוי להיות תלוי ברווח של החודש הקודם.
במקרה זה, עליך לכלול את ערך התא הקודם בחישוב המשלב נתונים מכל הגיליון או חוברת העבודה. אם אתה משיג את זה, אתה לא יכול פשוט להעתיק ולהדביק את התא, אלא לבצע את החישוב על סמך התוצאות בפועל בתוך התא.
בואו נשנה את המאקרו הקודם לביצוע חישוב חדש המבוסס על התוצאות מהתא הקודם.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
בסקריפט זה, המשתמש מספק את מספר השורה הראשונה והשורה האחרונה. מכיוון שאין נתונים בשאר העמודה, לתסריט אין מושג מאיפה להתחיל. לאחר שהתסריט יספק את הטווח, הוא יבצע חישוב אינטראקטיבי באמצעות הערך הקודם וימלא את העמודה כולה עם הנתונים החדשים.
זכור כי זוהי גישה חלופית בלבד לחישובים איטרטיביים. אתה יכול לעשות את אותו הדבר על ידי הקלדת נוסחה ישירות בתא הריק הבא, וכלול את התא הקודם בנוסחה. לאחר מכן, כאשר תמלא את העמודה הזו באופן אוטומטי, היא תכלול את הערך הקודם באותו אופן.
היתרון בשימוש במאקרו הוא שאם תרצה, תוכל להוסיף לוגיקה מתקדמת לחישוב האינטראקטיבי, דבר שלא תוכל לבצע בתוך נוסחת תאים פשוטה.
אתה יכול ללמוד עוד על טעויות שכדאי להימנע מהן בעת ביצוע פקודות מאקרו של Excel כאן .
איך לשחק משחקי מחשב באנדרואיד
מילוי אוטומטי של עמודות Excel הוא משב רוח
כפי שאתה יכול לראות, הגישה שאתה בוחר כאשר מילוי עמודות אוטומטיות יכולה באמת להפחית את עומס העבודה שלך. זה חשוב במיוחד כאשר אתה מתמודד עם גיליונות אלקטרוניים עם אלפי עמודות או שורות. לאחר קצת סבלנות ותרגול, תוכל בקלות למלא נוסחאות באקסל ללא מאמץ.
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל כיצד להשתמש בפונקציה RANDBETWEEN ב- Excelהפונקציה RANDBETWEEN של Excel מחזירה מספר אקראי חדש בכל פעם שהגיליון האלקטרוני שלך מחשב מחדש. הנה איך להשתמש בו!
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- גיליון אלקטרוני
- Microsoft Excel
- טיפים של Microsoft Office
- טיפים ליעילות
לריאן תואר ראשון בהנדסת חשמל. הוא עבד 13 שנים בהנדסת אוטומציה, 5 שנים בתחום ה- IT, וכיום הוא מהנדס אפליקציות. עורך מנהל לשעבר של MakeUseOf, דיבר בכנסים ארציים בנושא ויזואליזציית נתונים והוצג בטלוויזיה והרדיו הלאומיים.
עוד מאת ריאן דובהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה