השתמש בכללי ניהול הזמן 80/20 כדי לתת עדיפות למשימות שלך

איך אתה ממקסם את הזמן שלך? האם אתה משתמש ביישומי ניהול זמן? האם אתה מתכנן מראש ולהישאר על לוח הזמנים שלך? או שאתה מעדיף את המשימות שלך? אם ניסית דברים אלה ועדיין מתקשה לנצל את זמנך ביעילות, אולי תזדקק לשינוי.

כלל 80/20 הוא אופציה נוספת לניהול זמן, ועם התאמות קטנות, זה עשוי להיות הפתרון האידיאלי שלך.

מהו חוק 80/20 בדיוק?

חוק 80/20 ידוע גם בשם עקרון פארטו. מקור הרעיון היה אצל הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו. הוא הבחין ש -80 % מהאדמות במדינה נמצאות בבעלות של 20 % בלבד מהאוכלוסייה. זה הוביל את פארטו לבחון את חוסר האיזון הזה עוד יותר וכיצד הוא קשור לתחומים אחרים.

שנים לאחר מכן יישם יועץ בשם ג'וזף ג'וראן את הרעיון הזה על עסקים וכינה אותו כעיקרון פארטו. מאת The Economist באינטרנט :

ג'וראן הרחיב את העיקרון לבקרת איכות, וקבע, למשל, שרוב הפגמים בייצור הם תוצאה של אחוז קטן מהגורמים לכל הפגמים - מה שהוא הגדיר 'המעטים החיוניים והרבים הטריוויאליים'.

על פי Investopedia , זה אומר ש:

80 אחוז מהיקף המכירות מגיע מ -20 מוצרים בקו המוצרים.
80 אחוז מההכנסות של חברה מגיעות מ -20 אחוזים מהלקוחות שלה.
80 אחוזים מהייצור של חברה מגיעים מ -20 אחוזים מעובדיה.

ניהול זמן הוא השימוש הנפוץ ביותר לעקרון פארטו, מכיוון שרוב האנשים נוטים לפזר את זמנם דק במקום להתמקד במשימות החשובות ביותר.

עם כל זה בחשבון, התייחסות לעקרון לניהול זמן פירושה ש -80 % מהתפוקה שלך יכולים להגיע רק מ -20 % מהזמן שלך. עכשיו השאלה היא איך אתה משיג את זה? להלן ארבעה דברים שתוכל לעשות.

העריכו לעיתים קרובות את המשימות שלכם

אם 80 אחוז מהתוצאות נובעות מ -20 אחוז מהמאמץ, אז זה סביר ש -80 אחוז מההשפעה יגיעו מ -20 אחוז מהמשימות שלך. אז זהה את 20 אחוז המשימות שלך שיניבו את 80 אחוז התוצאות שאתה מחפש.

קרדיט תמונה: Astephan באמצעות Shutterstock

בעת סקירת המשימות שלך, שאל את עצמך את השאלות הבאות:

האם כל משימה ברשימה מסומנת כדחופה?
האם המשימות ברשימה שלי נמצאות בתחום שלי או שהן שייכות למקום אחר?
האם אני משקיע יותר מדי זמן בסוגים מסוימים של משימות?
האם יש משימות שאני צריך להאציל?
האם באמת כל המשימות הללו נחוצות לתוצאה הכוללת?

העריכו ללא הרף את מטרותיכם

המטרות והמשימות שלך עשויות להיות כרוכות זו בזו, אך לא תמיד. חלקם עשויים להיות נפרדים לחלוטין. אז תחשוב על המטרות שלך ועל הפעילויות הדרושות כדי להשיג אותן. זכור כי 80 אחוזים מהמטרות הללו יושגו רק עם 20 אחוזים מהפעילויות הדרושות.

קרדיט תמונה: AzriSuratmin דרך Shutterstock

שוב, צא מלאי וראה אילו 20 אחוז מהפעילויות מקרבות אותך לרוב המטרות שלך. בדוק כמה דוגמאות אלה ובדוק אם אתה יכול להתייחס:

כמה מופעים של מטמון l3 יהיו במעבד מרובע ליבות?

אם אני עובד מאוחר היום (20 אחוז פעילות), אוכל לסיים את הפריט ברשימת המשימות שלי, לשמח את הבוס ולהוריד את המחר (80 אחוז שערים).
אם אכין סלט לאכול ליד השולחן שלי לארוחת צהריים היום (20 אחוז פעילות), אוכל לעבוד על המשימה הזו, לעקוף את המועד האחרון ולהתקרב ליעד ההרזיה שלי (80 אחוזים יעדים).
אם אני קובע פגישות קבועות (20 אחוז פעילות), אוכל להגדיל את התקשורת הצוותית, לקבל פרויקט מוצלח יותר ולהיות מנהיג טוב יותר (80 אחוז יעדים).

קבע את פריים טיים שלך

לכולם יש זמנים ספציפיים במהלך היום בהם הם היצריים ביותר. אתה יכול לבצע את העבודה הטובה ביותר שלך בין השעות 9:00 ל -11: 00. או שתוכל לבצע יותר בין 15:00 ל -17: 00. מתי אתה מרגיש הכי אנרגטי, ממוקד ופרודוקטיבי?

קרדיט תמונה: דין דרובוט באמצעות Shutterstock

קבע מתי הוא הזמן הטוב ביותר שלך והשתמש בו כדי להתמודד עם 20 האחוזים של המשימות והיעדים שזיהית. זה יבטיח שאתה מבלה את הזמן היעיל ביותר שלך ביום במשימות ובפעילויות הדרושות לתוצאות הטובות ביותר.

לזהות ולבטל הסחות דעת

בין אם אתם נוסעים כל יום למשרד או עובדים מהבית, הסחות דעת נמצאות בכל מקום. ההפרעות הקטנות והמגעילות האלה עלולות לגרום לאובדן מיקוד, משימות מתעכבות והפחתה כללית בפריון שלך.

קרדיט תמונה: ארגוס באמצעות Shutterstock

באמצעות מושג חוק 80/20, FreshBooks משער :

80 אחוז מההפרעות שלך מגיעות מ -20 אחוזים מהמקורות.

כדי לקחת על עצמך את הסחות הדעת ולחסל אותן, תחילה עליך לזהות אותן. הרשימה שלך עשויה להיראות בערך כך:

שטפי מיילים
שיחות טלפון נכנסות
מבקרים לא מתוכננים
צמא או רעב
התראות מדיה חברתית

לאחר שיש לך את רשימת ההפרעות שלך, בדוק אותה וראה אילו מהן מפריעות לך ביותר. סביר להניח שתגלו שרק שניים או שלושה (20 אחוז) הם עיקר הבעיה (80 אחוז). לאחר מכן שלב דרכים לסלק את ההפרעות האלה. הנה כמה הצעות:

חסום זמנים ספציפיים לעבודה על מיילים.
תן לשיחות לא דחופות לעבור לתא הקולי.
סגור את דלת המשרד שלך.
קח שתייה וחטיף בהישג יד.
התרחק מהמדיה החברתית במהלך העבודה.
השתמש באפליקציית טיימר לתזמן את מפגשי העבודה שלך ואת ההפסקות שלך.

האם ניסית את חוק 80/20?

עקרון פארטו עשוי להביא הצלחה בענפים ושימושים מסוימים, אך האם הוא יכול לעבוד עבורך? אם ניסית את חוק 80/20 בהצלחה רבה, האם אתה ממשיך להשתמש בו? לעומת זאת, אם ניסית את הרעיון הזה עם תוצאות שליליות, האם אתה יודע מה השתבש?

עדיין נאבק? אמץ את הרגלי הפרודוקטיביות המקוונים האלה כדי לייעל את הימים שלך ולבדוק את תוכנת מעקב הזמן והאפשרויות האפליקציות האלה.

לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל האם כדאי לשדרג ל- Windows 11 באופן מיידי?

Windows 11 יגיע בקרוב, אך האם עליך לעדכן בהקדם האפשרי או לחכות מספר שבועות? בוא נגלה.

קרא הבא נושאים קשורים

שיפור עצמי
פִּריוֹן
ניהול זמן
ניהול משימות

על הסופר סנדי כתב בית(פורסמו 452 מאמרים)

עם תואר ראשון בטכנולוגיות מידע, עבדה סנדי שנים רבות בתעשיית ה- IT כמנהלת פרויקטים, מנהלת מחלקה ומנהלת PMO. לאחר מכן החליטה ללכת אחרי חלומה ועכשיו כותבת על טכנולוגיה במשרה מלאה.

להגדיר כתובת דואר אלקטרוני חדשה

עוד מאת סנדי כתב בית

הירשם לניוזלטר שלנו

הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!

לחצו כאן להרשמה