Home-theater-designers
אנו שולחים ומקבלים מיילים מדי יום. עם זאת, אנו עושים טעויות מביכות שאיננו יכולים לבטל אותן. ' לכן, כתיבת מייל יעיל שמחזיק בפעולה של הקורא שלך תוך התחשבות באתגרי העולם שלנו יכולה להיות מסובכת.
לאור זאת, ריכזנו כמה כללים חיוניים שאתה צריך לדעת כשאתה שולח דוא'ל לאנשים. עקוב אחר הכללים הפשוטים האלה כדי לכתוב הודעות דוא'ל טובות יותר ללא מאמץ.
1. שקול מחדש הצדעות והרשמות
מקווה שיהיה לך שבוע נפלא! פעם הייתה דרך נפלאה לפתוח מייל. לא עוד! בהתחשב עד כמה החיים לא בטוחים, זה יכול להיראות חסר זהירות ומנותק מדי.
אותו דבר לגבי סיכומים כמו בברכה, איחולים או שמחות-שעבדו מצוין בעבר אבל יכולים להישמע לפעמים מנותקים מהמציאות.
אז למה שלא תשאיר את זה פשוט ואמיתי? לכו על חתימות כמו להישאר בטוחים, לדאוג או בכנות. באשר להצדיע, מקווה שהכל בסדר או מקווה שאתה ויקיריכם שומרים על ביטחון יכולים להיות נקודות התחלה טובות.
2. כלול שורת נושא ברורה
כלל הדוא'ל הזה ישן כמו הדוא'ל עצמו. הסיבה לכך היא שאנשים לעתים קרובות מחליטים אם יפתחו מייל או לא על סמך שורת הנושא.
כשכל העבודה שלנו כעת מקוונת, הצורך לתעדף את מה שחשוב ולהתעלם ממה שלא חשוב הוא קריטי. מכאן שאם אתה עדיין משאיר את שורת הנושא ריקה, רוב הסיכויים היא שהתעלמות מהדוא'ל שלך.
שורת הנושא האידיאלית כוללת פחות מעשר מילים. בחר אחד שיתן מענה לחששותיך ומתקשר על מה הדוא'ל. הצעה לפרויקט תעופה, פגישה מתוכננת מחדש או שאלות מהירות על המצגת שלך הן כמה דוגמאות טובות לשורת הנושא שאפשר לקחת ממנה רמז.
3. השתמש בחתימה מקצועית
קבע חסימת חתימה מוגדרת מראש בה אתה משתמש כדי להשיב להודעות דוא'ל בכל המכשירים האישיים שלך. זה צריך להיות השם שלך, שם החברה שלך ופרטי יצירת הקשר שלך.
זה נותן לנמען שלך מושג טוב לגבי מי אתה וכיצד ליצור איתך קשר במקרה הצורך. בכל הנוגע לגופן ולגודל החתימה המקצועית שלך, ודא שהיא זהה לשאר המייל.
גַם, סיים את המיילים שלך בביטחון אך אל תגזימו עם אמרות או פרטים אישיים.
4. הציגו את עצמכם אם אתם נפגשים בפעם הראשונה כמעט
כולנו נתקלנו במצבים בהם נאלצנו לשלוח מייל למישהו שלא פגשנו. קבלת מייל מאדם זר יכולה להיות מוזרה. וזה אומר זאת בקלילות.
לכן, קח דקה להציג את עצמך בפני מקבל הדוא'ל. ההקשר הוא קריטי, והתרשמות ראשונית עדיין חשובה. אז, הוסיפו שורה כמו, היי! זו טרייסי מ- Multiseon Pvt. בע'מ, ואני שולח דוא'ל מכיוון שהבעת את העניין שלך ברכישת המוצרים האלקטרוניים שלנו.
לחלופין, כאשר אתה מוצג בפני מישהו בדוא'ל, תוכל גם לשלוח לו שורה שאומרת כמה מקסים להיפגש איתו.
5. כתוב מיילים רחמנים
אנחנו לא יכולים להדגיש את החשיבות של זה. החיים קשים. יותר מכל, זה מאוד לא בטוח.
האם פספסו מועד אחרון? האם הם לא הגיעו לאותו Google Meet המתוזמן? לפני שאתה שולח מייל חמור - עצור וחשוב על זה. מה אם יש מצב חירום רפואי?
מכאן שתהיה רחום ושאל אם הכל בסדר איתם. מייל כמו שהתגעגענו אליך בפגישה היום. רק להיכנס כדי לראות שהכל בסדר. יכול לבנות מערכות יחסים שעומדות במבחן הזמן.
6. דחס/שנה גודל וקבצים מצורפים כשאתה יכול
אנחנו לא מדברים על חוק הדוא'ל הזה הרבה כיוון ששולחים קבצים מצורפים גדולים, אנו מניחים באופן אוטומטי שלנמען שלנו יש מספיק מקום. לוקח יותר זמן להוריד קבצים גדולים ויכול להיות מעצבן תוך זמן קצר.
מכאן, הקפידו לדחוס או לשנות את גודלן. אם אתה משתף יותר מדי קבצים בבת אחת, מומלץ להוסיף פתק מנומס המספר למה נועדו הקבצים המצורפים.
כמו כן, ציין את שם הקבצים המצורפים לפני שליחתם. שולחים קורות חיים? שנה את שם הקובץ כ- Tracy_Mackenzie_CV והתחל ברגל ימין.
7. אל תשתמש בדוא'ל כאפליקציית הודעות מיידיות נוספות
הסיבה שכולנו אוהבים הודעות מיידיות היא שזוהי הודעה מיידית.
אך כאשר אתה מערבב בין השניים ומשתמש בדוא'ל כתחליף למסרים מיידיים, אתה מסתכן להיות מעצבן ולא מקצועי.
מכאן שעליך לדעת מתי לשלוח דוא'ל ומתי לעקוב אחריו עם אחר. אל תעשה את הטעות של שליחת יותר מדי הודעות דוא'ל להמשך מכיוון שהם עשויים לעבוד מהבית. אל תתקשר למישהו שיבקש ממנו לבדוק דוא'ל.
אם זה דחוף, השתמש באמצעי תקשורת אחר.
8. השתמש בהומור כדי לרפא, אך במשורה
בעוד שרבים משתמשים בהומור כדי להקל על מצב הרוח בתקופות יוצאות דופן אלה, הבעיה בשימוש בהומור בדוא'ל היא שהוא עלול להדוף.
אם אתה רוצה להשתמש בהומור בדוא'ל, עשה זאת רק אם אתה מכיר את האדם היטב. אתה לא רוצה להיראות חסר כבוד או גס רוח אם מישהו נמצא במצב רציני. חוץ מזה, מה שנשמע מצחיק אולי לא יקרא מצחיק.
דבר לחכמים: אם יש לך ספק, עדיף להשאיר אותו בחוץ.
הגדר תשובות מחוץ למשרד ושפר את איזון העבודה-חיים שלך
כשאתה שולח דוא'ל לאנשים בימים אלה, עליך לזכור גם את השעות. עם אורח חיים מהבית שצוברים אחיזה, הגבולות בין העבודה לחיינו האישיים טשטשו. תשובות מחוץ למשרד מקלות על ההבנה מתי מישהו זמין לפגישה או מגיב להודעת דוא'ל.
כיצד לעקוף את הסיסמה המקצועית של windows xp
בדוק את ההגדרות של לקוח הדוא'ל שלך והגדר תשובות אוטומטיות כאשר אינך נמצא ליד שולחן העבודה שלך. לדוגמה, Gmail מכנה אותו משיב הנופש, בעוד ש- Microsoft Outlook משתמש בתגובות מחוץ למשרד.
אנו מקווים שכללי הזהב האלה של כתיבת מיילים יעילים והרגלי הדוא'ל הנכונים יעזרו לך לחסוך זמן וליצור את התשובות הנכונות.
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל הימנע מ -6 הטעויות הללו לתקשורת דוא'ל וטקסט טובה יותרשפר את כישורי התקשורת שלך על ידי הימנעות מטעויות כמו שימוש רב מדי אמוג'י או הקלדה של כל הכובעים.
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- טיפים בדוא'ל
גרגי הוא סופר, מספר סיפורים וחוקר. היא מתמחה בכתיבת קטעי תוכן משכנעים על כל הדברים באינטרנט ללקוחות ברחבי מדינות ותעשיות. היא ספרות לתואר שני עם תעודה בעריכה והוצאה לאור. מחוץ לעבודה, היא מארחת מופעי TEDx ופסטיבלי ספרות. בעולם אידיאלי, היא תמיד רחוקה דקה מההליכה להרים.
עוד מאת גארגי גוסלהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה