Home-theater-designers
Microsoft Excel היא תוכנית נהדרת לכל גיליונות אלקטרוניים. בהתחשב בכמה קל השימוש בו, טעויות צפויות להתרחש בעת יצירת גיליונות אלקטרוניים מסובכים יותר.
חלק מהשגיאות הנפוצות ביותר כוללות יחסים מורכבים, מידע מוסתר, חישובים בלתי מובנים, או סתם טעויות. על מנת ליצור ולתחזק קבצי Microsoft Excel טובים באופן עקבי, יש לזכור כמה דברים שתמיד עליך לזכור.
כיצד להכין גיליון אלקטרוני טוב?
הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לבחור סטנדרט ארגוני לפני שתתחיל לפתח את הגיליון האלקטרוני שלך. אם אתה עובד במסגרת מקצועית, תקן ארגוני זה יקבע את הבמה לכל המשתמשים שישתמשו/יעבדו בגיליון האלקטרוני שלך.
תקן משותף משפר את התקשורת שלך עם הצוות ויחסוך זמן פיתוח.
העברה מכונן Google אחד למשנהו
עם זאת, חיוני ליצור את הגיליון האלקטרוני שלך מתוך מחשבה על העתיד. עליך להיות מוכן, שכן בוודאי תיתקל במקרים שלא היית מודע להם כשהתחלת להגדיר את הגיליון האלקטרוני.
על ידי שמירה על שינויים עתידיים, תוכל להפוך את גליון העבודה שלך לעמיד יותר. זה בתורו אומר שאתה מבזבז פחות זמן על יצירת דף עבודה חלופי.
קָשׁוּר: כיצד לעבוד עם כרטיסיות גליון עבודה ב- Microsoft Excel
נצל יתרון של גליונות עבודה מרובים
אתה עשוי להיות מופתע לדעת כמה אנשי מקצוע עושים את הטעות הזו! Microsoft Excel מציע גליונות עבודה מרובים, וחשוב שתלמד כיצד להשתמש בהם. עליך להתחיל לשים סוגים שונים של נתונים על דפי עבודה שונים.
לדוגמה, תוכל להשתמש בכמה דפי העבודה הראשונים למידע הבסיסי; ניתן להשתמש בדפי העבודה הבאים לחישובים, בעוד שהגיליון האחרון משמש לעתים קרובות לתוצאות ולגרפים.
כמובן שזה גם משתנה בהתאם לסוג העבודה שאתה עושה ולמה שנוח לך יותר. זכור כי ריבוי טבלאות לכל גליון עבודה יכול לגרום לבעיות רבות כאשר אתה מנסה למיין אותן, להכניס או לעצב תאים.
כאשר עובדים עם צוות, ריבוי דפי עבודה המוקדשים לחלקים שונים של העבודה יקל על כולם להבין מה קורה.
ארגון זרימת המידע
המידע אמור לזרום מצד שמאל למעלה לימין למטה, ועליך לארגן את גליונות העבודה שלך בהתאם למבנה זה. ציר הזמן שלך צריך להיות עקבי בכל גליונות העבודה שלך, מכיוון שזה יקל על כולם להבין כיצד פועל הגיליון האלקטרוני.
כאשר אתה מנהל את זרימת המידע, הימנע מדפוסים חוצים, מכיוון שהם נוטים להסיח את דעתם של הקוראים. בהערה זו, עליך גם להימנע מכל סוג של הפניות מעגליות.
סימון עמודות ושורות
למרות שגיליון אלקטרוני פשוט ללא תוויות עשוי לא לבלבל אותך (כיוצר גיליון העבודה), משתמשים אחרים עשויים למצוא אותו בעייתי למדי.
זו הסיבה שחשוב שתתחיל לסמן את העמודות והשורות שלך בשמות פשוטים. וודא שאתה משתמש בעקביות באותם שמות לאותם סוגי נתונים.
ממה כדאי להימנע בעת כתיבת נוסחאות?
אם בגיליון האלקטרוני של Excel יש הרבה נוסחאות, יש כמה דברים שאתה יכול לעשות כדי שזה ייראה הרבה יותר מקצועי. קודם כל, הימנע מביצוע חישובים חוזרים ונשנים ורק חשב נוסחאות פעם אחת.
אם אתה מעתיק נוסחה, אתה מגדיל את הסיכוי לטעויות. שלא לדבר על כך שאם תשנה נוסחה אחת, הכפיל שעשית בעבר לא ישתנה. זה יכול להוביל להרבה טעויות מבלבלות.
אם אתה צריך להשתמש באותה נוסחה בדיוק שוב, עדיף שתחזור למופע הראשון שבו היית צריך להשתמש בנוסחה.
בנוסף, עליך תמיד להימנע משימוש במספרים קבועים בנוסחאות. במקום זאת, מה שעליך להשתמש בו לערכים קבועים הוא תאי קלט נפרדים והשתמש בהפניות לתא זה בעת השימוש בו בחישובים.
דברים נוספים שכדאי להימנע מהם בעת יצירת גיליונות אלקטרוניים
אחד הדברים החשובים ביותר שיש להימנע מהם בעת השימוש ב- Microsoft Excel הוא האפשרות מיזוג תאים . לעתים רחוקות זה רעיון טוב, ולעתים קרובות הוא משמש רק לשיפור האסתטיקה. על ידי מיזוג תאי הטבלה שלך, תהיה לך סבירות גבוהה יותר לחוות בעיות בהפניות וחישובים.
מחשב לא יתחבר לאינטרנט
אחד הסיכונים הגדולים ביותר הוא אם אתה מפנה לתא ממוזג. כאשר מתייחסים לתא ממוזג, כל התאים יהיו חלק מהחישובים שלך, בעוד שרק אחד מהם אכן יהיה נכון.
דבר נוסף שכדאי להימנע ממנו הוא הסתרת מידע, כגון שורות, עמודות ואפילו גליונות עבודה. זה רק יגדיל את הסיכוי שמשתמשים אחרים יפספסו משהו חשוב כשהם עובדים עם/על הגיליון האלקטרוני.
שמור את האסתטיקה לסוף
אפשרויות העיצוב של Excel הינן נרחבות, המאפשרות לך להתאים את ערכי התא להעדפתך בדרכים רבות. אתה יכול לבחור גבולות, צבעים, נושאים ותכונות אחרות.
אין שום דבר רע ברצון עיצוב ספציפי של הגיליון האלקטרוני שלך, אך בדרך כלל, פעולה זו תמציא מידע לצופה.
אם אתה מתכנן לעצב את הגיליון האלקטרוני שלך, נסה לשמור אותו עקבי לאורך כל המסמך. סגנון עיצוב עקבי ופשוט יעזור לקוראים להבין את הגיליון האלקטרוני שלך הרבה יותר קל!
בנוסף, חשוב גם ליצור אגדה ולהבהיר את המקורות בצורה ברורה. תוכל ללמוד כיצד ליצור נכון מקרא תרשים ב- Excel על הרשמי מיקרוסופט אתר אינטרנט.
קָשׁוּר: כיצד להוסיף Sparklines ב- Excel
למד כיצד לגרום למסמך Excel שלך להיראות מקצועי
יצירה ותחזוקה של קבצי אקסל טובים תמיד הם לא קשים אם אתה מכיר את הטיפים והטריקים הבסיסיים. אין שום רע ברצון לעצב את מסמך האקסל שלך, אך נסה להשאיר את הסטיילינג/האסתטיקה לסוף.
מה להתקין במחשב החדש
ראשית, עליך ליצור גיליון אלקטרוני ברור ותמציתי, מתחילתו ועד סופו. לאחר מכן, תוכל להוסיף כוונון עדין למסמך ה- Excel שלך, אך נסה לשמור על כך פשוט ועקבי בכל גליונות העבודה!
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל כיצד למצוא ולהסיר הפניות מעגליות ב- Excelהנה מה שאתה צריך לדעת על הפניות מעגליות ב- Microsoft Excel וכיצד להתמודד איתן כשהן מופיעות.
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- גיליון אלקטרוני
- ויזואליזציות
- Microsoft Excel
- טיפים של Microsoft Office
לוגן ניסה דברים רבים לפני שהתאהב בכתיבה בשנת 2011. MakeUseOf נותן לו הזדמנות לחלוק את הידע שלו ולייצר מאמרים שימושיים ומלאי עובדות על פרודוקטיביות.
עוד מאת לוגן טוקרהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה