כיצד לשלוח את כל הודעות הדוא'ל הישנות ב- Gmail ולהגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס

קבלת יותר מדי מיילים יכולה למלא את תיבת הדואר הנכנס שלך עם הרבה פריטים מיותרים. בזמן שאתה רגיל לזה, זה עדיין מוסיף קצת משקל למוח שלך. יש לך כל כך הרבה הודעות שלא נפתחו, אך אינך רוצה למחוק אף אחת מהן.

מי יודע? הודעה שלא נקראה בתיבת הדואר הנכנס שלך עשויה להציל את העור בעתיד. אז מה עליך לעשות כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך מבלי לאבד נתונים? על ידי אחסון בארכיון! כך תעשה זאת.

מהו ארכיון?

על פי מילון קיימברידג , ארכיון הוא אוסף של רישומים היסטוריים המתייחסים למקום, לארגון או למשפחה. הוא מוגדר גם כקובץ מחשב המשמש לאחסון מידע אלקטרוני או מסמכים שכבר אינכם משתמשים בהם באופן קבוע.

באופן דומה, ב- Gmail, ארכיון הוא מאגר של ההודעות שלך שאינך משתמש בהן באופן קבוע. הכנסת דואר אלקטרוני לארכיון שלך מאחסנת אותו במקום כלשהו מחוץ לטווח הראיה ומחוסר הדעת. אבל זה עדיין שם אם אתה צריך לחזור אליו מתישהו. זה כמו המרתף שלך, בו אתה מאחסן פריטים שאינך צריך, אך עשויים להשתמש בהם בעתיד.

כאשר אתה שולח הודעת דואר אלקטרוני שטרם נקרא ב- Gmail, הוא עוזב את תיבת הדואר הנכנס שלך ומאוחסן תחת כל הדואר. הוא גם ינוכה ממספר ההודעות שלא נקראו.

כדי למצוא את הודעות האימייל שהועברו לארכיון, עבור אל כל הדואר בסרגל הצד. לחלופין, אתה יכול לכתוב ב: ארכיון בסרגל החיפוש של Gmail להצגת הודעות בארכיון בלבד.

מה ארכיון עושה (ולא עושה)

כדי להבין את היתרונות שלו, עליך לדעת מה בדיוק קורה כשאתה מעביר לארכיון הודעות Gmail ישנות.

הודעות דוא'ל שהועברו לארכיון אינן נמחקות באופן אוטומטי . הארכיון הוא כמו קמרון. בעוד הודעות דואר אלקטרוני שנמחקו לאשפה נמחקות אוטומטית לאחר 30 יום, הודעות דוא'ל שהועברו לארכיון יישארו ב- Gmail שלך עד שתסיר אותן באופן ידני.
ניתן לחפש הודעות אימייל שהועברו לארכיון . ל- Gmail יש מנוע חיפוש רב עוצמה. כשאתה מחפש משהו, הודעות דוא'ל בארכיון הן חלק מזה. אם אתה רוצה לא לכלול אותם ולחפש רק בתיבת הדואר הנכנס שלך, הקלד ב: תיבת דואר נכנס לפני מונח החיפוש.
מיילים שהועברו לארכיון נחשבים כשטח אחסון . הודעות דוא'ל שנמחקו מוסרות מכונן Gmail שלך, ובכך נותנות לך יותר מקום. מצד שני, הודעות דוא'ל מאוחסנות עדיין צורכות אחסון מכיוון שהן עדיין חלק מה- Gmail שלך.
הודעות דוא'ל שהועברו לארכיון אינן מסומנות כנקראות באופן אוטומטי . אם אתה מעביר הודעת דואר אלקטרוני מבלי לפתוח אותה, הודעת דוא'ל זו תישאר ללא קריאה עד שתפעל על פיה.
ניתן לעיין במיילים שהועברו לארכיון . ל- Gmail אין כרטיסייה 'ארכיון' לגלוש בהודעות ששלחת לכאן. עם זאת, אתה יכול להשתמש ב- כל הדואר בכרטיסייה כדי לראות הודעות דוא'ל הן מהדואר הנכנס והן מהארכיון יחד.
מיילים שהועברו לארכיון עובדים עם תוויות . תוכל להוסיף תווית להודעה ולאחר מכן לאחסן אותה בארכיון. התווית עדיין תישאר. כאשר תלחץ על התווית כדי לראות את כל ההודעות המתויגות באמצעותו, הודעת הדואר האלקטרוני בארכיון תופיע גם היא.

מדוע 'סימון כנקרא' אינו מספיק

למרות שסימון ההודעה הלא נקראת שלך כנקרא עשוי להפחית את המספרים המעצבנים, היא לא טובה כמו אחסון בארכיון. הסיבה לכך היא שתיבת הדואר הנכנס שלך עדיין מלאה בעומס.

כאשר אתה שולח הודעת דואר אלקטרוני שאינך זקוק לה, הוא עוזב את מסך הדוא'ל הראשי שלך. כך תוכל להתמקד במסרים קריטיים יותר.

כיצד לבטל את חסימת חלונות קופצים ב- mac chrome

אם אתה חושב שתזדקק לדוא'ל זה בעתיד, תוכל עדיין להשתמש בפונקציית החיפוש החזקה של Gmail כדי למצוא אותו. אחרי הכל, לא היית רוצה לגלול בין מאות, אם לא אלפי מיילים שמחפשים משהו.

כיצד לשלוח דואר אלקטרוני בארכיון

בין אם אתה ניגש לחשבון שלך בסמארטפון או במחשב שלך, ארכיון פשוט וקל.

במחשב שלך

ישנן שלוש דרכים לעשות זאת. הראשון הוא ל סמן את תיבת הסימון של ההודעה שברצונך לאחסן בארכיון. לאחר מכן תופיע שורה של סמלים בשורה העליונה של תיבת הדואר הנכנס שלך - לחץ על ארכיון סמל, ו- Gmail ישלח את ההודעה לתיקיית 'כל הדואר'.

האפשרות השנייה היא פתח את המייל בשאלה. לאחר הטעינה יופיעו אותם הסמלים שלמעלה. בחר את ארכיון כפתור ותחזור לתיבת הדואר הנכנס הראשית שלך. א השיחה הועברה לארכיון . הודעה תופיע בפינה הימנית התחתונה של המסך, המאשרת את התהליך.

אפשרות שלישית היא הסרת התווית Inbox. על ידי לחיצה על איקס על התווית, Gmail יעביר את הדוא'ל מתיבת הדואר הנכנס שלך אל כל הדואר. שיחה הוסרה מהאתר ' תיבת הדואר הנכנס 'ההודעה אמורה להופיע בחלק הימני התחתון של הדפדפן שלך לאישור.

בסמארטפון שלך

גלריית תמונות (3 תמונות) לְהַרְחִיב לְהַרְחִיב לְהַרְחִיב סגור

בין אם אתה משתמש ב- Android או ב- iOS, אחסון בארכיון הוא פחות או יותר אותו דבר. פתח את אפליקציית Gmail ולאחר מכן החלק את ההודעה אתה רוצה לארכיון שמאלה או ימינה.

לחלופין, פתח את ההודעה לאחר מכן בחר את ארכיון כפתור בתפריט הימני העליון. זהו הסמל הרביעי מימין. אתה אמור לראות את ההודעה נעלמת מתיבת הדואר הנכנס שלך 1 הועבר לארכיון הודעה בתחתית כאשר אתה עושה זאת.

לבסוף, תוכל להקיש על תוויות הקטע מיד אחרי שורת הנושא. א תייג כ יופיע חלון - בטל את הסימון של תיבת הדואר הנכנס תווית ולחץ על בסדר . הודעת האימייל מוסרת מתיבת הדואר הנכנס שלך תווית שונה ההודעה תופיע בתחתית.

שמירה על ניקיון הדואר הנכנס שלך

אם אינך רוצה את הטרחה של בחירת הודעות דוא'ל לארכיון באופן ידני, השתמש בתכונת הסינון של Gmail כדי לבצע זאת באופן אוטומטי. זה שימושי במיוחד עבור קבלות שאתה לא צריך לראות אבל אתה חייב לשמור.

להלן מדריך שלב אחר שלב לביצוע פעולה זו:

כיצד להתאים את הבהירות ב- Windows 10

פתח את הודעת הדואר האלקטרוני שתרצה לשמור בארכיון באופן אוטומטי.
בתפריט העליון, בחר את תפריט משנה עם שלושה כפתורים .
בחר סנן הודעות כאלה .

מסנן עם מופיע מסרגל החיפוש - לחץ על צור מסנן .
שים סימן על דלג על תיבת הדואר הנכנס (העבר לארכיון) תיבת הסימון.
(אופציונלי) אם אתה רוצה שהודעות אלה ייפתחו באופן אוטומטי, סמן את סמן כנקרא אוֹפְּצִיָה.
(אופציונלי) כדי לאחסן הודעות קיימות, סמן את החל גם מסנן על # שיחות תואמות .
לחץ על צור מסנן .

החזרת דוא'ל בארכיון

אם העברת בטעות הודעה שאתה צריך בתיבת הדואר הנכנס שלך, תוכל לבטל את הפעולה על ידי לחיצה על לבטל כפתור בהודעה.

אם פספסת את זה, לך אל כל הדואר, לאחר מכן בחר את הדוא'ל שברצונך להחזיר. בתפריט העליון, בחר עבור לתיבת הדואר הנכנס .

אם ההודעה שברצונך להחזיר לתיבת הדואר הנכנס שלך אינה עדכנית, אתר אותה באמצעות סרגל החיפוש של Gmail. חזור על ההליך כשפתחת את הודעת הדוא'ל.

כיצד לשלוח הכל לארכיון ב- Gmail

אם אתה רוצה להתחיל מלוח נקי ולשמור את כל הודעות Gmail בארכיון, תוכל להשתמש בפונקציית הסינון של Gmail. תוכל גם להשתמש בפקודות אחרות כדי לחדד את המסנן שלך עוד יותר.

בשורת החיפוש, הזן את הדברים הבאים: ב: תיבת דואר נכנס . פעולה זו מחזירה את כל הודעות האימייל בתיבת הדואר הנכנס שלך.
אם אתה רוצה לחדד את המסנן, כתוב לפני: yyyy/mm/dd לכלול את כל המיילים לפני תאריך ספציפי. אתה יכול גם להשתמש אחרי: yyyy/mm/dd אם ברצונך לארכיון תקופה מסוימת בלבד.
כאשר לחיפוש יש תוצאות החזרה, לחץ על תיבת סימון בתפריט העליון.
הודעת הודעה כל 100 השיחות בדף זה נבחרו. בחר את כל השיחות התואמות את החיפוש הזה יופיע.
לחץ על בחר את כל השיחות התואמות את החיפוש הזה
בחר את לחצן ארכיון
ל אשר את הפעולה בכמות גדולה יופיע חלון. בחר בסדר .

תלוי כמה מיילים יש לך, Gmail ייקח קצת זמן עם המסנן הזה. אך כעבור זמן מה כל הודעות האימייל שלך ייעלמו מתיבת הדואר הנכנס ויאוחסנו בבטחה בארכיון. זהו השלב הפשוט ביותר להשיג ולשמור על אפס תיבת הדואר הנכנס.

תיבת הדואר הנכנס אפס לנצח

באמצעות העצות והטריקים המתוארים כאן, ניתן כעת להשיג בקלות את Inbox Zero. השתמש בסרגל החיפוש והסינון העוצמתי של Gmail כדי לשלוח הודעות דוא'ל לארכיון באופן אוטומטי, ולשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה מעומס לכל החיים.

שפר עוד יותר את חווית הדוא'ל שלך על ידי לימוד כיצד לתזמן מיילים או על ידי הבאת חווית אפליקציית Gmail ל- Mac שלך . למד את סודות Gmail והיה פרודוקטיבי ככל שתוכל עם האימיילים שלך.

לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל 6 ספקי הדוא'ל הפופולריים ביותר מ- Gmail ו- Yahoo Mail

ספקי הדוא'ל הפופולריים הללו מציעים כולם יתרונות שונים המייחדים אותם מ- Gmail ו- Yahoo Mail.

קרא הבא נושאים קשורים

מרשתת
פִּריוֹן
Gmail
טיפים בדוא'ל
ניהול זמן
תיבת הדואר הנכנס של Google
Inbox Zero
טיפים ליעילות

על הסופר ג'ובי מוראלס(פורסמו 77 מאמרים)

ג'ובי הוא סופר, מאמן קריירה וטייס. הוא פיתח אהבה לכל דבר PC מאז שאביו קנה מחשב שולחני כשהיה בן 5. מכאן ואילך, הוא משתמש ומגדיל את הטכנולוגיה בכל היבט בחייו.

עוד מאת ג'ובי מוראלס

הירשם לניוזלטר שלנו

הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!

לחצו כאן להרשמה