Home-theater-designers
בשנת 1971, האימייל הראשון אי פעם נשלח ממחשב אחד למשנהו. עַכשָׁיו, 269 מיליארד מיילים נשלחים כל יום.
אי אפשר לדמיין כמה מיילים אלה מיותרים. כמה משרתים רק כדי לגרום לבלבול רב יותר. לשרוף עוד יותר תשומת לב וסבלנות של הנמענים שלהם.
אבל דבר אחד בטוח: אם יותר אנשים היו מתחילים להשיב להודעות דוא'ל ביעילות, כולנו היו כבולים לתיבות הדואר הנכנס שלנו קצת פחות חזק וחרדת הדוא'ל שלנו הייתה קצת פחות מתישה.
הפתרון הברור ביותר כאן הוא לא רק 'תשובה בשורה', אלא תשובה מוטבעת כראוי . תשובה מוטבעת היא המקום שבו אתה עונה בתוך הגוף העיקרי של הדוא'ל, במקום לכתוב את הדוא'ל שלך מאפס.
מענה מוטבע הוא משהו שרובנו כבר עושים מדי פעם. אבל אנחנו צריכים להשיב בשורה רָחוֹק לעתים קרובות יותר. ועלינו לעשות זאת עם כמה כללים בחשבון כדי לשמור על שרשראות הדוא'ל המסובכות האלה מסודרות וקלות לעקוב אחריהן.
אנו משיבים לאימייל שגוי
ההפך מתשובה מוטבעת הוא מה שמכונה לעתים קרובות 'פרסום עליון'. כאן אתה לוחץ על תשובה להודעת דוא'ל ופשוט מתחיל להקליד בחלק העליון של תיבת הטקסט. כך מורכב רוב הדוא'ל כיום. אך אלא אם כן אתה מתמודד עם שיחות דואר אלקטרוני פשוטות במיוחד, פרסום למעלה יכול לגרום לכל מיני בעיות.
ראשית, כאשר הפרסום העליון, ההתייחסות חזרה להודעת הדוא'ל המקורית הופכת לטרחה עצומה, הכוללת סריקה דרך דוא'ל אחר דוא'ל כדי למצוא את מה שאתה מחפש. לאחר מכן עליך לגלול חזרה למייל שאתה יוצר כדי אולי לפרפר את מה שמצאת, מחוץ להקשר, ולעתים קרובות חסרים נקודות בולטות.
לפעמים, נמען עשוי להשיב לדוא'ל שלך בשרשור דוא'ל חדש לגמרי, כלומר השיחה שלך מתרחשת כעת בשני שרשורים נפרדים או יותר.
אם אתה בשיחה קבוצתית, הדברים נהיים מבולגנים עוד יותר. מעקב אחר מי עונה על מה, מתי ועל מה היו התגובות הָהֵן התשובות הופכות להישג כמעט בלתי אפשרי.
תשובה מוטבעת היא הפתרון
במקום לפרסם למעלה, עלינו להשיב בשורה - כלומר בגוף הודעת הדוא'ל המקורית. ב- Outlook וב- Apple Mail, תוכל לראות את ההודעה המקורית ברגע שתלחץ על התשובה. ב- Gmail, פשוט לחץ על שלוש הנקודות בתחתית מסך החיבור כדי להציג את השיחה.
עֵצָה: כדי להסיר את שורת 'הצעת המחיר' האנכית מהתשובה שלך ב- Gmail, סמן את כל הדוא'ל ולחץ על להכניס פחות לַחְצָן.
תשובה מוטבעת פותרת את הבעיה של צורך לגלול בהמוני הודעות מכיוון שהאימייל המקורי נכלל וניתן לחיפוש בהודעה האחרונה שאתה מקבל באותה שיחה. המשמעות היא שהכל נשמר בהקשר.
בנוסף, אינך צריך לבזבז זמן על סיכום תגובות של אנשים אחרים, או העתקת הדבקות קטעי מיילים רק כדי לגרום לתשובות משלך להיות הגיוניות. עם תשובות מוטבעות, הכל נמצא בפני כולם שאפשר לפנות אליהן בכל עת.
ולנושאים הכוללים מספר אנשים, הבחנה מי אמר מה, ובתגובה למי, היא קלה (אם עושים זאת כראוי).
מענה מוטבע כראוי
כאשר רוב האנשים עונים בשורה, הם פשוט כותבים את התשובות שלהם לצד הטקסט שאליו הם רוצים להגיב, והם הופכים את זה מודגש או אדום.
זה רחוק מלהיות אידיאלי. ברגע שמישהו פותח הודעת דוא'ל בטקסט רגיל, הוא לא יכול לראות את העיצוב הזה. וברגע שיש יותר מכמה אנשים בשרשור, הדברים יכולים להסתבך במהירות.
אז הנה מדריך מהיר בנושא כראוי תשובה מוטבעת שהיא ניתנת להרחבה ותמזער את הבלבול למינימום.
1. אל תסמוך על עיצוב
כאמור, במקרים מסוימים ייתכן שנמען לא יוכל לראות את העיצוב שאתה כולל בדוא'ל (למשל, הוא עשוי להעדיף טקסט רגיל). אם מישהו עיוור צבעים, יתכן שהוא יתקשה לעקוב אחר שרשורים המכילים מספר צבעים.
כיצד להשיג יצירות אלבום ב- itunes
בכל אופן, השתמש בעיצוב כדי שיהיה קל יותר למצוא את התשובות בעת סריקת דוא'ל. אבל אל תסמוך אך ורק על זה.
2. ההקדמה משיבה עם שמך
במקום להסתמך על עיצוב, הרגל להקדים את כל התשובות שלך בשם שלך, ואם אתה צריך להיות מסודר במיוחד, התאריך. בקש מכל הנמענים לעשות את אותו הדבר.
נכון לעכשיו, ב- Gmail, אין לך ברירה אלא להקליד את שמך באופן ידני. אותו דבר לגבי אפליקציית הדואר התמימה של Apple Mail.
עם זאת, אם אתה משתמש ב- Outlook, יש תכונה שתקדים את התשובות שלך אוטומטית בשם שלך. לשם כך עבור אל קובץ> אפשרויות> דואר . אז לך ל תגובות & קדימה , בדוק את ה הערות הקדמה עם והקלד את שמך בתיבת הטקסט. כאשר אתה משיב בגוף הודעת הדוא'ל, שמך יופיע בסוגריים באופן אוטומטי.
ציפור דואר יש גם אפשרות זו כברירת מחדל.
3. השתמש בשברי שורות, בבקשה
בכל פעם שאתה משאיר תשובה מוטבעת, זה צריך להיות בשורה חדשה, במקום להוסיף באמצע המשפט או בסוף פסקה.
זה מקל על אנשים אחרים להשיב להערות שלך והופך את סריקת השיחה המתרחשת סביב כל נקודה ליעילה הרבה יותר.
4. תגובות כפולות ברמה
כאשר מטפלים במספר נקודות בהודעת דוא'ל אחת, יהיו לך מספר שרשורים מתרחשים בתוך הודעה אחת.
כדי לשמור על המאורגן, עליך להכניס תשובות משורשרות כך שיהיה ברור אילו הערות מתייחסות לכל נקודה. אני אישית מוצא שהשימוש בסוגריים בזווית (>) הוא הדמויות האינטואיטיביות ביותר כאן, מכיוון שייתכן כי נקודות הכדור לא יופיעו בדוא'ל בטקסט רגיל.
זה יחסוך לך הרבה מאמץ בניסיון להבין לאיזה חלק של השיחה אתה צריך לשים לב.
5. מוצא אחרון: השתמש בכלי טוב יותר
אף אחד לא מעמיד פנים שתגובות מוטבעות הן הפתרון המושלם כאן. אבל אם אין לך ברירה אלא להשתמש בדוא'ל, קח את הזמן לכתוב מיילים יעילים ויעילים. בהתבסס על הסיבות לעיל, תשובה מוטבעת היא הדרך הטובה ביותר להמשיך את התקדמות הפרויקטים. זה גם עוזר לכולם להתעדכן במספר שיחות בתוך שרשראות דוא'ל מבלי לבזבז זמן בחיפוש ברשימות ארוכות של הודעות דוא'ל קודמות.
אם אתה מוצא שאפילו תשובות מוטבעות הופכות מורכבות מדי, או אם עמיתיך אינם מצליחים להרגיל להשיב כראוי, עם זאת, יכול להיות שהגיע הזמן לחפש כלי אחר.
כלי תקשורת כגון רָפוּי , יאמר , ו לְהִצְטוֹפֵף להקל על תקשורת צוות מורכבת. במקום להמשיך ולהיאבק בדוא'ל, ייתכן שהגיע הזמן לנסות אחת מהן.
תפיץ את המילה
כאשר תאמצו את כללי התשובה הפשוטים האלה, נמענים רבים יעריכו עד כמה התנהגות הדוא'ל הזו יעילה ויתחילו לחקות את הגישה שלכם באופן טבעי.
אם הם לא מעתיקים באופן טבעי את נימוסי הדוא'ל המתחשבים שלך, עם זאת, משוך אותם למעלה. שלח להם את המאמר הזה. תאר כיצד אתה רוצה שהם יענו, והסבר שזה יחסוך המון הודעות לא מובנות, בזבוז זמן ואובדן הקשר.
אין ממש חסרון.
האם אתה חושב שכללים אלה יעזרו לך להישאר מעודכנים בנושאי מיילים מורכבים? האם ישנן עצות אחרות לענות בתשובה שלדעתך יעזרו?
קרדיט תמונה: sangoiri/ פיקדונות
לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל מדריך למתחילים בדיבור אנימציההנפשת דיבור יכולה להיות אתגר. אם אתה מוכן להתחיל להוסיף דיאלוג לפרויקט שלך, נשבור עבורך את התהליך.
קרא הבא נושאים קשורים- פִּריוֹן
- Gmail
- טיפים בדוא'ל
- דואר אפל
- Microsoft Outlook
לרוב נייטינגייל יש תואר בפילוסופיה מאוניברסיטת יורק, בריטניה. הוא עבד כמנהל מדיה חברתית ויועץ למעלה מחמש שנים, תוך שהוא מעביר סדנאות במספר מדינות. בשנתיים האחרונות, רוב הוא גם כותב טכנולוגי, והוא מנהל המדיה החברתית של MakeUseOf ועורך הניוזלטרים. בדרך כלל תמצא אותו מטייל בעולם, לומד עריכת וידאו והתנסות בצילום.
עוד מאת רוב נייטינגיילהירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
יד ליד השם בפייסבוקלחצו כאן להרשמה