כיצד לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook

כיצד לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook

ארכיון הודעות דוא'ל היא אחת הדרכים הטובות ביותר לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת. אם אתה רוצה לעשות זאת ב- Outlook, יש לך מזל. Outlook עבור האינטרנט ו- Outlook לשולחן העבודה מאפשרים לך לאחסן את הודעות האימייל שלך בקלות.



במדריך זה נסקור את כל הדרכים הטובות ביותר לארכיון הודעות האימייל שלך ב- Microsoft Outlook במחשב שלך.





מהו ארכיון ב- Outlook?

בהקשר של Outlook ודוא'ל, ארכיון הוא בעצם כל הודעות הדוא'ל שבחרת להפריד מתיבת הדואר הנכנס הראשית שלך.





ב- Outlook לאינטרנט, ארכיון של דוא'ל פירושו העברת הודעות הדוא'ל מתיקיית הדואר הנכנס הראשי אל תיקיית הארכיון.

ב- Outlook לשולחן העבודה, ארכיון דוא'ל פירושו בעצם העברת הודעות הדוא'ל שלך מקובץ ה- PST הראשי של Outlook לקובץ PST חדש. אתה יכול להסתובב בקובץ PST זה ולגשת לכל הודעות הדוא'ל שהועברו לארכיון בתוכו, בכל עת שתרצה.



"מחובר, לא נטען"

אם אתה רק מתחיל עם Outlook, השווה את Outlook לאינטרנט מול שולחן העבודה ותראה איזה מהם מתאים לצרכים שלך.

האם תוכל להשתמש בארכיון Outlook עבור כל חשבונות הדוא'ל שלך?

ישנם שני מקרים בהם אינך יכול להשתמש בתכונת הארכיון ב- Outlook.





ראשית, אם יש לך חשבון דואר אלקטרוני של Exchange Server והארגון שלך משתמש בארכיון המקוון של Microsoft Exchange Server, לא תוכל להשתמש בתכונה הארכיונית המקורית של Outlook.

שנית, אם מנהל הרשת שלך השבית את תכונת הארכיון, גם אתה לא יכול לשלוח את הודעות האימייל שלך לארכיון.





בשני המקרים הללו, פנה למנהל הרשת של הארגון שלך כדי לקבל עזרה.

כיצד לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook לאינטרנט

ארכיון הודעות דוא'ל ב- Outlook לאינטרנט קל יותר מאשר לעשות זאת באפליקציית שולחן העבודה. כל שעליך לעשות הוא ללחוץ על כמה אפשרויות והאימיילים שנבחרו נשמרים בארכיון.

כך תעשה זאת:

  1. פנה אל Outlook.com והיכנס לחשבון הדוא'ל שלך.
  2. לחץ על התיקיה בצד שמאל שבו ממוקמים הודעות הדוא'ל שלך.
  3. בחר את הודעות האימייל שברצונך לארכיון מהחלונית הימנית.
  4. לחץ על האפשרות שאומרת ארכיון בשורת התפריטים העליונה.
  5. אם העברת בטעות דוא'ל בארכיון, לחץ על לבטל בתחתית כדי להפוך את הפעולה שלך.

תוכל לראות את כל הודעות האימייל שלך שהועברו לארכיון על ידי לחיצה על ארכיון משמאל.

אם אי פעם תרצה להעביר הודעת דואר אלקטרוני בארכיון בחזרה לתיקיה הראשית, מצא את הודעת האימייל הזו ב ארכיון בתיקיה, לחץ על הדוא'ל, לחץ על לעבור ל למעלה, ובחר לאן ברצונך להעביר את הדוא'ל.

קָשׁוּר: כיצד לשלוח את כל הודעות הדוא'ל הישנות ב- Gmail ולהגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס

כיצד לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook באופן אוטומטי

ב- Outlook לשולחן העבודה, תוכל לאחסן הודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי או באופן ידני. בחלק זה נסקור כיצד להשתמש בתכונת הארכיון האוטומטי ב- Outlook לשולחן העבודה.

AutoArchive הוא שם התכונה המסייעת בארכיון הודעות האימייל שלך באופן אוטומטי באפליקציית Outlook. תכונה זו שולחת את הודעות הדוא'ל שלך מהתיקיות הראשיות שלך לארכיון לאחר שחלף זמן מוגדר מראש.

באפשרותך להגדיר אפשרויות שונות בתכונה זו, והשלבים הבאים מתארים כיצד אתה עושה זאת בדיוק:

שיתוף קבצים בין מחשב למחשב
  1. לִפְתוֹחַ הַשׁקָפָה במחשב שלך.
  2. נְקִישָׁה קוֹבֶץ למעלה, ולאחר מכן בחר אפשרויות מהסרגל הצד השמאלי.
  3. לחץ על מִתקַדֵם אפשרות משמאל.
  4. למצוא ארכיון אוטומטי בחלונית הימנית ולחץ על הגדרות ארכיון אוטומטי לַחְצָן.
  5. תִקתוּק הפעל כל ארכיון אוטומטי האפשרות בחלק העליון וציין מתי התכונה אמורה לפעול ב- Outlook שלך.
  6. בתוך ה הגדרות ברירת מחדל לתיקיה לארכיון הקטע, בחר מתי יש לאחסן פריט בארכיון. בעיקרון, אתה מציין את גיל התוכן שלך ב- Outlook.
  7. נְקִישָׁה לְדַפדֵף ובחר את תיקיית היעד עבור קובץ הארכיון שלך. עליך לעשות זאת רק אם אינך אוהב את ספריית PST ברירת המחדל של Outlook.
  8. לבסוף, פגע בסדר בתחתית כדי לשמור את השינויים שלך.

אם אי פעם תרצה למנוע מ- Outlook לארכיון הודעות הדוא'ל שלך באופן אוטומטי, תוכל להשבית את תכונת הארכיון האוטומטי.

כדי לעשות זאת:

  1. לִפְתוֹחַ הַשׁקָפָה במחשב שלך.
  2. נְקִישָׁה קוֹבֶץ למעלה ובחר אפשרויות משמאל.
  3. לחץ על מִתקַדֵם אפשרות משמאל.
  4. נְקִישָׁה הגדרות ארכיון אוטומטי בחלונית הימנית.
  5. בטל את הפעל כל ארכיון אוטומטי אופציה למעלה.
  6. נְקִישָׁה בסדר בתחתית.

כיצד לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook באופן ידני

כדי לקבל שליטה רבה יותר על ארכיוני הדוא'ל, תוכל למעשה לאחסן הודעות דוא'ל בארכיון באופן ידני ב- Outlook. זה מאפשר לך לשלוח את הודעות הדוא'ל העיקריות שלך לארכיון בעת ​​הצורך.

כדי להשתמש בשיטה זו:

  1. לִפְתוֹחַ הַשׁקָפָה במחשב שלך.
  2. נְקִישָׁה קוֹבֶץ בפינה השמאלית העליונה.
  3. בחר את מידע הכרטיסייה משמאל.
  4. לחץ על סמל החץ למטה עבור כלים ובחר לנקות פריטים ישנים .
  5. מופיעה תיבת דו -שיח המאפשרת לך להגדיר את ארכיון הדוא'ל הידני שלך.
  6. בחלק העליון יש לך שתי אפשרויות המאפשרות לך להחליט מה לכלול בארכיון שלך. בחר את זה שברצונך להשתמש בו.
  7. בחר את התיקיות שברצונך להוסיף לארכיון שלך.
  8. בחר את גיל הפריטים שלך באמצעות אפשרות לוח השנה.
  9. נְקִישָׁה לְדַפדֵף ובחר את התיקיה שבה ברצונך לשמור את קובץ הארכיון של Outlook.
  10. מכה בסדר בתחתית כדי להתחיל ליצור ארכיון דוא'ל ב- Outlook.

לאחר יצירת הארכיון, תוכל להעביר את קובץ ה- PST שהתקבל לכל מקום שתרצה.

כיצד להציג הודעות דוא'ל שהועברו לארכיון ב- Outlook

הגישה לדוא'ל שהועבר לארכיון ב- Outlook לשולחן העבודה קלה כמו לעשות זאת ב- Outlook באינטרנט. אתה פשוט צריך לטעון את קובץ הארכיון שלך ב- Outlook, ותראה את כל הודעות האימייל שלך בארכיון.

כך תוכל לייבא קובץ ארכיון דוא'ל PST לאאוטלוק במחשב שלך:

  1. לְהַשִׁיק הַשׁקָפָה .
  2. לחץ על קוֹבֶץ התפריט למעלה.
  3. בחר פתח וייצא בסרגל הצד השמאלי.
  4. בחלונית הימנית, לחץ על פתח קובץ נתונים של Outlook בזמן שאתה מייבא קובץ נתוני PST לתוכנית.
  5. נווט לתיקיה שבה קובץ הארכיון שלך יושב, לחץ על הקובץ והכה לִפְתוֹחַ בתחתית.
  6. הקובץ שלך אמור להיטען בתוכנית, ולאחר מכן תוכל לצפות בכל הודעות האימייל שהועברו לארכיון.

אתה יכול למזג את קבצי ה- PST של Outlook אם יש לך מספר קבצים.

צמצום Outlook באמצעות ארכיון הודעות דוא'ל

אם אתה מרגיש המום פשוט להסתכל על מספר הודעות הדוא'ל בתיבת הדואר הנכנס שלך, הגיע הזמן להיפטר מכמה מהודעות דוא'ל אלה על ידי אחסון בארכיון. השתמש בשיטות שלמעלה כדי להעביר את הודעות האימייל הפחות חשובות לארכיון, כך שתוכל לעבוד על אלה הזקוקים לתשומת לבך המיידית.

העניין עם הודעות דוא'ל הוא שהניהול שלהן אינו פשוט, אפילו לא למקצוענים. עם זאת, ישנם כמה עצות וטריקים שאפשר ללמוד כיצד להפוך את ניהול הדוא'ל להרבה פחות מכריע.

לַחֲלוֹק לַחֲלוֹק צִיוּץ אימייל כיצד לכבוש את תיבת הדואר הנכנס שלך: 60+ טיפים ליעילות ואבטחה בדוא'ל

אל תדהמו מתיבת הדואר הנכנס שלכם! הנה כל מה שאתה צריך לדעת כדי לכבוש את הדוא'ל שלך אחת ולתמיד.

קרא הבא
נושאים קשורים
  • פִּריוֹן
  • טיפים בדוא'ל
  • Microsoft Outlook
  • טיפים של Microsoft Office
  • אפליקציות דוא'ל
על הסופר מהש מקוונה(307 מאמרים פורסמו)

מאהש הוא כותב טכנולוגיה ב- MakeUseOf. הוא כותב מדריכי טכניקות מזה כ 8 שנים וכיסה נושאים רבים. הוא אוהב ללמד אנשים כיצד הם יכולים להפיק את המרב מהמכשירים שלהם.

עוד מאת Mahesh Makvana

הירשם לניוזלטר שלנו

הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!

לחצו כאן להרשמה